Documentatie in de bouw – van overeenkomst tot oplevering

Al in de aanbestedings- en offertefase wordt een belangrijk deel van de basis voor het latere bouwproject gelegd. Aanbestedingsstukken, offertes, voorbehouden, beschrijvingen, tekeningen, modellen en latere preciseringen kunnen van belang zijn voor wat de partijen werkelijk hebben afgesproken. Het belangrijkste is niet alleen de documenten te bewaren, maar te weten welke documenten gelden en wat ze betekenen voor de latere uitvoering.

AB 18, ABT 18 en ABR 18 zijn gestandaardiseerde contractvoorwaarden – geen wet – die alleen van toepassing zijn wanneer de partijen ze zijn overeengekomen (§ 1, stk. 1). Afwijkingen gelden alleen wanneer in de overeenkomst duidelijk en uitdrukkelijk is aangegeven op welke punten wordt afgeweken (§ 1, stk. 2). Voordat het contract wordt ondertekend, moeten de volgende zaken op orde zijn: geldende documenten en rangorde, afwijkingen, ontwerpverantwoordelijkheid en raakvlakken, revisies, wijzigingen, kennisgevingen, controle- en documentatie-eisen, termijnen en oplevering.

AB 18 § 6, stk. 3 (ABT 18 § 6, stk. 3) legt een rangorde vast tussen de contractdocumenten bij onderlinge tegenstrijdigheid, maar lost geen tegenstrijdigheid op binnen hetzelfde documenttype – bijvoorbeeld tussen een tekening en een beschrijving. Spreek daarom bij voorkeur een projectspecifieke rangorde af.

Een klassieke valkuil is om te focussen op prijs en prestatie, maar bepalingen over het hoofd te zien die risico, aansprakelijkheid of documentatieplicht verschuiven.

Het contract regelt de onderlinge verhouding tussen de partijen, maar kan een bouwwerk op zichzelf niet publiekrechtelijk rechtmatig maken als relevante publiekrechtelijke eisen niet zijn vervuld. Volgens byggeloven § 17, stk. 1 (de Deense bouwwet) rust op de eigenaar te allen tijde de plicht om situaties die in strijd zijn met de bouwwetgeving te herstellen.

Wanneer de bouw begint, wordt de documentatie een onderdeel van de praktische aansturing. Tekeningen, beschrijvingen, modellen en technische instructies moeten te koppelen zijn aan het werk dat daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Werk kan vakkundig correct zijn uitgevoerd en toch fout zijn, als het is uitgevoerd volgens een verouderde revisie.

Een standaardchecklist is een goed uitgangspunt, maar documenteert op zichzelf niet dat het concrete werk correct is uitgevoerd. Een bruikbare controle moet laten zien:

• wat er werd gecontroleerd
• aan welke projectbasis werd getoetst
• welk acceptatiecriterium gold
• wanneer de controle werd uitgevoerd
• wat het resultaat was
• wie de controle uitvoerde

Het doel is herleidbare documentatie.

Voor dragende constructies stelt BR18 hoofdstuk 28 concrete eisen aan de documentatie, afhankelijk van de constructieklasse van het bouwwerk (KK1-KK4). De definitieve documentatie moet overeenstemmen met het voltooide bouwwerk – inclusief wijzigingen tijdens ontwerp en uitvoering (BR18 § 494, stk. 3).

De constructieve documentatie bestaat uit constructiedocumentatie (A1-A5, o.a. A4 Constructiewijzigingen (Deens: „Konstruktionsændringer”) en A5 Constructie zoals uitgevoerd (Deens: „Konstruktion som udført”)) en projectdocumentatie (B1-B3, o.a. B2 Constructief controleplan (Deens: „Statisk kontrolplan”) en B3 Constructief controlerapport (Deens: „Statisk kontrolrapport”) voor zowel ontwerp als uitvoering), zie BR18 §§ 501-502.

Bij dragende constructies stelt BR18 hoofdstuk 30 (§§ 523-528) eisen aan de controle van zowel de documentatie als de uitvoering. In constructieklasse 1 geldt alleen een eis van eigen controle; in constructieklasse 2-4 is ook onafhankelijke controle vereist, en in constructieklasse 4 bovendien controle door een derde partij.

De controle moet worden uitgevoerd op basis van toereikende controleplannen die doorlopend worden bijgewerkt, en geconstateerde afwijkingen moeten worden behandeld (BR18 § 523).

BR18 § 527, stk. 6 verwijst naar DS 1140, Uitvoering van dragende constructies – Algemene controle, wanneer het controleniveau voor de algemene controle van de uitvoering moet worden vastgesteld. Bijzondere controle wordt daarentegen tijdens het ontwerp vastgesteld volgens DS/EN 1990 DK NA. Gewone kwaliteitsborging en controle volgens BR18 hoofdstuk 30 en DS 1140 zijn daarom niet automatisch hetzelfde.

Een wijziging moet herleidbaar zijn:

• Wat werd er gewijzigd?
• Waarom?
• Wie heeft de wijziging geïnitieerd?
• Welk document werd gewijzigd?
• Welke revisie geldt nu?
• Heeft de wijziging gevolgen voor tijd, kosten of documentatie?

Een bruikbaar proces volgt:

1. Waarneming
2. Eis/referentie
3. Beoordeling
4. Actie
5. Documentatie
6. Controle
7. Afsluiting

Een foto van een fout documenteert de waarneming, maar niet noodzakelijkerwijs wat er daarna is gebeurd.

Het opleveringsmateriaal kan, afhankelijk van het project, kwaliteitsborging, controlerapporten, beproevingen, product- en materiaaldocumentatie, as-built, constructieve documentatie, branddocumentatie, beheer- en onderhoudsdocumentatie (D&V) en geregistreerde gebreken en herstel omvatten. De documentatie moet doorlopend worden afgerond – niet vlak voor de oplevering worden gereconstrueerd.

In constructieklasse 2-4 moeten bij de gereedmelding (Deens: „færdigmelding”) onder meer de eindverklaring van de gecertificeerde constructeur en een verklaring worden ingediend dat de algemene controle van de uitvoering is uitgevoerd en afwijkingen zijn behandeld (BR18 §§ 41 en 499).

Het moet kunnen worden gedocumenteerd:

• wat er werd vastgesteld
• wanneer
• welke eis naar verluidt is geschonden
• wanneer en bij wie er werd gereclameerd
• wat er over herstel werd afgesproken
• of het herstel werd gecontroleerd

Volgens AB 18 roept de opdrachtgever uiterlijk 1 jaar na de oplevering op voor een inspectie en opnieuw vóór 5 jaar na de oplevering (AB 18 §§ 56-57; ABT 18 §§ 54-55).

Contractuele aansprakelijkheidsperioden, reclamatie en daadwerkelijke verjaring moeten gescheiden worden gehouden:

• Reclamatie: Een gebrek dat na de oplevering aan het licht komt, moet binnen een redelijke termijn schriftelijk worden gemeld nadat het is ontdekt of had moeten worden ontdekt (AB 18 § 49, stk. 2; ABT 18 § 47, stk. 2).
• Aansprakelijkheidsperiode: Vorderingen als gevolg van gebreken moeten uiterlijk 5 jaar na de oplevering worden ingediend (AB 18 § 55; ABT 18 § 53). De termijn is absoluut, maar geldt onder meer niet bij grove nalatigheid, of als bij de oplevering wordt vastgesteld dat de overeengekomen kwaliteitsborging wezenlijk is tekortgeschoten.
• Verjaring: De termijn van de Deense Verjaringswet (Deens: „Forældelsesloven”) is 3 jaar en wordt op zijn vroegst gerekend vanaf het moment waarop het gebrek is ontdekt of had moeten worden ontdekt – verjaring treedt echter uiterlijk 10 jaar na de tekortkoming in (forældelsesloven §§ 2-3).

Het concrete contract, de reclamatie en de Verjaringswet moeten in samenhang worden beoordeeld.

Bij een goed gedocumenteerd bouwproject moet men doorlopend kunnen antwoorden op:

De sterkste documentatie ontstaat normaal gesproken gelijktijdig met de handeling die ze moet documenteren. Een samenhangende documentatieketen maakt het mogelijk om het bouwwerk te volgen:

1. Eis
2. Overeenkomst
3. Ontwerp
4. Uitvoering
5. Controle
6. Wijziging
7. Oplevering