Wat is een B3-controlerapport?

Waar het B2-plan vastlegt wat er moet worden gecontroleerd, volgt het B3-rapport de punten van het plan een voor een en legt het vast wanneer elke controle is uitgevoerd, door wie en wat het resultaat was – goedgekeurd, of een afwijking met een beschrijving van hoe die is afgehandeld.

De samenhang tussen de twee documenten is nauw: ontbreekt een controlepunt uit het B2-plan volledig in het B3-rapport, dan kunnen noch de constructeur noch een eventuele onafhankelijke controleur zien of dat punt überhaupt is gecontroleerd.

Bij de meeste bouwdossiers die hier in de problemen komen, ontbreekt precies deze doorlopende bijwerking. Dat gebeurt doorgaans omdat de verantwoordelijkheid voor het documenteren van de controle over meerdere mensen op de bouwplaats is verdeeld, zonder totaaloverzicht – en het gat wordt pas ontdekt wanneer de constructeur het rapport vlak voor de oplevering beoordeelt.

Een andere veelvoorkomende oorzaak is dat de controle wel wordt uitgevoerd, maar nooit duidelijk genoeg wordt vastgelegd om bruikbaar te zijn: de datum of de uitvoerende partij ontbreekt, of het controlepunt is niet duidelijk gekoppeld aan het overeenkomstige punt in het B2-plan.

Niet elke controle eindigt met een eenvoudig "goedgekeurd". Ontdekt de uitvoerende partij een afwijking – bijvoorbeeld onjuiste afmetingen of het verkeerde materiaal – dan moet die in het B3-rapport worden vastgelegd, samen met een beschrijving van hoe de afwijking is afgehandeld en welke gevolgen ze heeft voor het draagvermogen van de constructie.

Een goed gedocumenteerde afwijking is zelden op zich een probleem. Ze wordt pas een probleem als ze niet wordt vastgelegd, of als ze pas in de A5-documentatie bij de oplevering opduikt zonder onderweg te zijn behandeld.

De betrouwbaarste oplossing is de documentatie op één plek te verzamelen en elk punt direct te koppelen aan het B2-plan naarmate het werk vordert – in plaats van te proberen het proces achteraf te reconstrueren zodra de constructeur erom vraagt.

Het helpt ook om documentatie een vast onderdeel te maken van de werkwijze van de uitvoerende partij, in plaats van een administratieve taak die apart en vaak te laat wordt afgehandeld. Hoe dichter de documentatie bij het eigenlijke controlewerk ligt, hoe kleiner het risico dat een punt tussen wal en schip valt.

Wanneer wij een dossier met een onvolledig B3-rapport overnemen, beginnen wij met een vergelijking met het B2-plan om te zien welke specifieke punten ontbreken. In veel gevallen kunnen de ontbrekende punten alsnog worden gedocumenteerd – omdat het werk opnieuw kan worden geïnspecteerd, of omdat er andere documentatie bestaat die als basis kan dienen.

Voor elk controlepunt in het B2-plan bevat een goed bijgehouden B3-rapport de datum van de controle, de naam van de uitvoerende partij, een korte beschrijving van wat er is gecontroleerd en een duidelijk resultaat. Is er een afwijking, dan wordt die concreet beschreven – bijvoorbeeld "wapeningsafstand gemeten op 28 mm tegenover gepland 25 mm, door de ontwerpende constructeur beoordeeld als zonder invloed op het draagvermogen".

Met een rapport als dit kan de constructeur het hele proces volgen zonder naar afzonderlijke onderdelen te hoeven vragen – wat de goedkeuring doorgaans versnelt.

Steeds meer bouwbedrijven houden het B3-rapport digitaal bij, met foto's en tijdstempels die direct op de bouwplaats worden gemaakt, in plaats van achteraf papieren aantekeningen te verzamelen. Dat verkleint het risico dat een controlepunt wordt vergeten of onduidelijk wordt gedocumenteerd, omdat de registratie plaatsvindt terwijl de controle wordt uitgevoerd – niet de dag erna.

Naast de constructeur heeft ook de opdrachtgever er vaak belang bij het B3-rapport doorlopend te volgen, vooral bij grotere projecten, om overzicht te houden over hoe ver het controlewerk gevorderd is. Ook verzekeraars kunnen erom vragen bij een schadeclaim, wanneer het relevant is te kunnen aantonen dat de controle daadwerkelijk is uitgevoerd zoals gepland.

Dat is nog een reden om het rapport doorlopend bij te werken, in plaats van het te behandelen als een intern werkdocument dat pas bij de oplevering telt.

Ontstaat er enige tijd na de oplevering schade die verband kan houden met de dragende constructies, dan is het B3-rapport vaak het eerste waar een verzekeraar of een onafhankelijke expert om vraagt. Een volledig, duidelijk rapport maakt het mogelijk snel vast te stellen of de betreffende constructie is gecontroleerd zoals gepland.

Dat is nog een reden om het B3-rapport vele jaren na de oplevering samen met de rest van de documentatie van het gebouw te bewaren – niet alleen gedurende de bouwperiode.

De bouwteams die het minst vaak tegen gaten in het B3-rapport aanlopen, hebben documentatie meestal onderdeel gemaakt van de werkdag zelf – een korte dagelijkse controle waarbij de uitgevoerde controles van die dag worden doorgenomen en vastgelegd, in plaats van ze te laten opstapelen voor een wekelijkse of maandelijkse opruimronde. Die dagelijkse routine is doorgaans belangrijker dan het specifieke hulpmiddel dat wordt gekozen om ze vast te leggen.

Het is verstandig onderscheid te maken tussen een formele controle van een benoemd punt uit het B2-plan en een algemene waarneming die een medewerker op de bouwplaats doet zonder dat die betrekking heeft op een specifiek punt. Beide soorten informatie kunnen nuttig zijn, maar alleen de eerste hoort als formele controle in het B3-rapport – door de twee te mengen wordt het voor de constructeur moeilijker te zien of elk punt in het plan werkelijk is afgedekt.

Gebruiken verschillende vakdisciplines verschillende hulpmiddelen om hun deel van het B3-rapport te documenteren – de een een app voor beton, de ander een spreadsheet voor timmerwerk – dan loont het om vroeg af te spreken hoe de verschillende bronnen bij de oplevering tot één samenhangend rapport worden samengevoegd, in plaats van laat te ontdekken dat de formaten niet op elkaar aansluiten.

Werkt u met internationale medewerkers, dan helpt het om ervoor te zorgen dat de controlepunten in het B3-rapport correct worden begrepen door iedereen die ze moet documenteren – een onduidelijke vertaling van een vakterm kan er in de praktijk toe leiden dat een controlepunt verkeerd wordt gedocumenteerd zonder dat iemand het merkt, totdat de constructeur het dossier beoordeelt.

Uit het B2-plan of de totale overeenkomst moet duidelijk blijken wie na de oplevering verantwoordelijk is voor het bewaren van het afgeronde B3-rapport – de opdrachtgever, de hoofdaannemer of een externe partij. Zonder die duidelijkheid bestaat er een reëel risico dat geen van de partijen de langdurige bewaring daadwerkelijk op zich neemt, terwijl iedereen ervan uitging dat een ander het regelde.

Door het rapportageritme helemaal aan het begin van het project vast te leggen – wie wat registreert en hoe vaak – voorkomt u later veel wrijving, omdat alle betrokkenen de verwachting al kennen in plaats van die halverwege te ontdekken. Teams die dit niet vastleggen, zien de kwaliteit van de rapportage doorgaans dalen naarmate het project drukker wordt, precies wanneer het er het meest toe doet.

Een kort startoverleg over alleen dit punt is meestal genoeg om de gewoonte voor de rest van het project te verankeren.