Waarom worden DS1140-dossiers afgekeurd – en wat doet u eraan?

Een afgekeurd B2-plan komt doorgaans doordat de controleomvang niet past bij de constructieklasse, of doordat de controlepunten te vaag zijn omschreven. Een B3-rapport met gaten ontstaat meestal doordat de verantwoordelijkheid voor het documenteren van de controle over meerdere mensen op de bouwplaats was verdeeld, zonder dat iemand het totaaloverzicht had. Een ontbrekende A5 ontstaat wanneer B2 en B3 onderweg niet actueel zijn gehouden, zodat er bij de oplevering niets solides te bundelen valt.

Een vierde, minder vaak voorkomende oorzaak is een vanaf het begin verkeerd aangenomen constructieklasse – wat doorgaans betekent dat grote delen van het B2-plan opnieuw moeten worden opgesteld.

De eerste stap is precies na te gaan wat de constructeur heeft aangemerkt of gevraagd, en vast te stellen op welk van de drie documenten het eigenlijk betrekking heeft. Herstel dat vervolgens direct – in plaats van te proberen het hele dossier vanaf nul opnieuw op te bouwen, wat zelden nodig is.

In veel gevallen blijkt dat er maar een of twee specifieke punten ontbreken of onjuist zijn omschreven, terwijl de rest van de documentatie in orde is. Juist die punten precies vaststellen, bepaalt of een dossier snel kan worden hersteld of blijft aanslepen.

Hoe langer een afgekeurd dossier blijft liggen, hoe duurder het herstel doorgaans wordt – deels omdat de bouw intussen doorgaat, waardoor het moeilijker wordt reeds uitgevoerd werk opnieuw te inspecteren, en deels omdat details over wat er wanneer werkelijk is gedaan met de tijd moeilijker te reconstrueren zijn.

Belandt een dossier in een regelrecht geschil tussen opdrachtgever en aannemer, dan zijn het vaak juist de kwaliteit en de traceerbaarheid van de documentatie die bepalen hoe snel het geschil kan worden opgelost – een dossier met duidelijke, doorlopende documentatie wordt doorgaans veel sneller afgehandeld dan een dossier waarbij de partijen het oneens zijn over wat er werkelijk is gebeurd.

Ligt een dossier al een tijdje stil, is de verantwoordelijkheid voor de documentatie tussen meerdere partijen onduidelijk, of vereist de constructieklasse onafhankelijke controle die nooit is opgezet, dan is het meestal sneller een externe partij in te schakelen om het dossier over te nemen en samen te brengen dan te blijven proberen het intern op te lossen.

Dat geldt vooral als u zelf geen ervaring heeft met hoe een constructeur dit soort documentatie doorgaans leest en beoordeelt – een ervaren adviseur ziet vaak snel waar het echte probleem zit, in plaats van het hele dossier vanaf nul door te nemen.

Wij beginnen met het doornemen van de specifieke opmerkingen van de constructeur en vergelijken die met het bestaande B2-, B3- en eventuele A5-materiaal. Van daaruit beoordelen wij of de ontbrekende punten direct kunnen worden gedocumenteerd, of er iets opnieuw moet worden geïnspecteerd, of dat delen van het plan opnieuw moeten worden opgesteld. De meeste dossiers die wij overnemen, blijken sneller te herstellen dan gevreesd, juist omdat het probleem zelden de volledige documentatie betreft.

Een dossier werd afgekeurd omdat het B3-rapport documentatie voor drie controlepunten miste. Bij nader onderzoek bleek de controle wel degelijk te zijn uitgevoerd, maar nooit correct te zijn vastgelegd. De drie punten konden worden gedocumenteerd door aanvullende informatie bij de aannemer te verzamelen en die te vergelijken met foto's die op de bouwplaats waren gemaakt – en het dossier werd binnen enkele dagen goedgekeurd.

Hadden dezelfde drie punten in plaats daarvan een fysieke herinspectie van reeds afgedekte constructies vereist, dan had het herstel aanzienlijk langer geduurd en meer gekost.

Is een constructie al afgedekt – bijvoorbeeld door een volgende stort of door bekleding – dan kan een ontbrekend controlepunt in het ergste geval destructief onderzoek of een behoudende veiligheidsbeoordeling door de ontwerpende constructeur vereisen. Dat is een van de sterkste redenen om gaandeweg te documenteren, in plaats van erop te vertrouwen dat u het later kunt reconstrueren.

Is een dossier afgekeurd, dan is het verstandig alle opmerkingen van de constructeur op één plek te verzamelen voordat u ze gaat verhelpen – in plaats van ze stuk voor stuk te herstellen naarmate u elke opmerking leest. Zo krijgt u een totaaloverzicht van de vraag of meerdere opmerkingen eigenlijk op hetzelfde onderliggende probleem wijzen, zoals een algemene onduidelijkheid in de controleomvang.

Het maakt het ook eenvoudiger te bepalen welke herstelpunten eerst moeten worden opgepakt, als sommige punten voor de voortgang van het gebouw tijdkritischer zijn dan andere.

Wordt een dossier afgekeurd, dan is het vaak beter de opdrachtgever een eerlijke, concrete stand van zaken te geven – wat er ontbreekt en hoe lang het herstel naar verwachting duurt – dan het probleem te bagatelliseren. Een opdrachtgever die een duidelijk plan voor het herstel krijgt, reageert doorgaans veel minder negatief dan een opdrachtgever die de vertraging pas achteraf ontdekt, zonder er onderweg iets over te hebben gehoord.

De doorlooptijd varieert, maar de meeste constructeurs behandelen een opnieuw ingediend, gecorrigeerd dossier sneller dan een geheel nieuw dossier, juist omdat ze het project al kennen. Weet u niet zeker welke doorlooptijd u kunt verwachten, dan is het volkomen redelijk daar rechtstreeks naar te vragen, zodat u de rest van de planning daarop kunt afstemmen.

Heeft u meerdere projecten met afgekeurde dossiers tegelijk lopen, dan is het verstandig ze te prioriteren naar hoe dicht ze bij de oplevering zijn en hoe groot de gevolgen van vertraging zijn – niet per se naar welk dossier het eenvoudigst lijkt te herstellen. Een dossier vlak voor de oplevering met een opdrachtgever die onder druk staat, moet doorgaans eerst worden behandeld, ook al is een ander dossier op zich sneller op te lossen.

Lijkt de afkeuring door een constructeur onredelijk streng, dan is het beter om een uitgebreidere onderbouwing te vragen dan de beoordeling direct aan te vechten. In de overgrote meerderheid van de gevallen brengt een gedetailleerde onderbouwing ofwel een werkelijk gat aan het licht dat over het hoofd was gezien, ofwel een misverstand dat snel kan worden opgehelderd – beide zijn eenvoudiger af te handelen dan een langdurige onenigheid over de beoordeling zelf.

Wat de uitkomst ook is, het loont om een korte, gedateerde vastlegging bij te houden van wat de constructeur precies heeft aangemerkt en hoe dat is opgelost. Die vastlegging is niet alleen nuttig voor het huidige dossier, maar ook als naslag wanneer een vergelijkbaar probleem zich bij een ander project voordoet – het is vaak sneller na te gaan wat eerder werkte dan hetzelfde antwoord opnieuw uit te zoeken.

Controleer voordat u een gecorrigeerd dossier opnieuw indient of het herstel werkelijk alles afdekt wat de constructeur heeft aangemerkt, en niet alleen het meest voor de hand liggende punt. Een gedeeltelijke correctie die een kleiner, ondergeschikt punt mist, leidt vaak tot een tweede afkeuringsronde, wat in totaal meer tijd kost dan de correctie in één keer goed te doen.

Leidt hetzelfde type probleem bij meerdere indieningen steeds weer tot afkeuring, dan helpt het de constructeur rechtstreeks te vragen hoe een volledig aanvaardbare versie van dat specifieke controlepunt eruit zou zien, in plaats van bij elke herindiening opnieuw te gissen. Een concreet voorbeeld van de constructeur doorbreekt het patroon meestal sneller dan nog een paar rondes proberen.

Is een afgekeurd dossier eindelijk afgehandeld, dan is het zaak een korte notitie te bewaren van wat de afkeuring veroorzaakte en hoe die is opgelost, gearchiveerd bij de overige documentatie van het project in plaats van weggegooid zodra de constructeur heeft goedgekeurd. Die korte notitie is vaak de snelste manier om hetzelfde probleem bij een toekomstig project te herkennen en te voorkomen, ruim voordat het weer tot een afkeuring komt.