DS1140-sjabloon: wat kunt u zelf gebruiken?

Een goed sjabloon geeft een overzicht van welke informatie een B2-, B3- of A5-document moet bevatten, en zorgt ervoor dat u geen heel veld of een heel type documentatie mist. Dat is nuttig, vooral als u deze documentatie nog nooit heeft opgesteld en de structuur moet begrijpen voordat u begint.

Een sjabloon kan onderweg ook als checklist dienen – een snelle blik of elk verwacht veld is ingevuld voordat het document naar de constructeur gaat.

Het sjabloon weet niet onder welke constructieklasse uw gebouw valt, of welke controlepunten werkelijk relevant zijn voor uw specifieke constructie. Het kan ook niet beoordelen of de controleomvang toereikend is – daarvoor is vakkundig oordeel nodig, niet alleen een ingevuld formulier.

Precies hier schieten veel zelf opgestelde controleplannen tekort: de structuur is in orde, maar de inhoud is te algemeen om in de praktijk te gebruiken, of past niet bij de werkelijke constructieklasse van het gebouw.

Een veelvoorkomende situatie is dat een opdrachtgever of kleinere aannemer online een gratis sjabloon vindt, het zo goed mogelijk invult en naar de constructeur stuurt – om het terug te krijgen met opmerkingen dat de controleomvang niet past bij de constructieklasse, of dat meerdere controlepunten te vaag zijn omschreven.

Vanaf dat punt gaat er vaak net zoveel tijd op aan het herstellen van het sjabloon als nodig was geweest om het vanaf het begin correct te laten doen – plus de extra vertraging door het wachten op de reactie van de constructeur.

Twijfelt u over de constructieklasse, is een eerder concept al afgekeurd, of nadert het gebouw de oplevering zonder samenhangend plan, dan is het meestal sneller de documentatie te laten opstellen door iemand die de eisen kent dan een zelf opgesteld plan meerdere keren te herstellen.

Dat geldt ook als u meerdere gebouwen tegelijk in uitvoering heeft en niet de capaciteit heeft om het controleplan onderweg nauwgezet te volgen – een vaste adviseur kan dan vaak meer tijd besparen dan een sjabloon ooit kan.

Een kleinere aannemer gebruikte een gratis online sjabloon voor het B2-plan van een uitbreiding in constructieklasse KK3. Het sjabloon had de juiste kopjes en velden, maar omschreef de controleomvang algemeen – "steekproefcontrole" – wat niet voldeed aan de eis van systematische controle in die klasse.

De constructeur stuurde het plan terug met een specifieke opmerking over de omvang, en de aannemer moest het hele onderdeel over de controleomvang herzien voordat het plan kon worden goedgekeurd – een proces dat langer duurde dan nodig was geweest om de omvang vanaf het begin goed te krijgen.

Is het gebouw eenvoudig en valt het onder een lage constructieklasse, dan kan een sjabloon een zinvol vertrekpunt zijn – mits de inhoud toch wordt beoordeeld door iemand met ervaring in waar de constructeur doorgaans op let. Het sjabloon vervangt geen vakkundig oordeel, maar kan het werk eromheen structureren.

Voordat u een B2-, B3- of A5-document op basis van een sjabloon verstuurt, is het verstandig drie dingen te controleren: of de constructieklasse correct is vermeld, of elk controlepunt specifiek genoeg is omschreven om zonder verdere vragen te worden uitgevoerd, en of de verantwoordelijkheid voor elk punt is benoemd. Deze drie zijn de meest voorkomende redenen waarom documenten op basis van een sjabloon worden teruggestuurd.

Twijfelt u over een of meer hiervan, dan is het vaak sneller een korte vakkundige beoordeling te laten doen voordat u het document verstuurt, dan te wachten op de reactie van de constructeur en het achteraf te herstellen.

De meest robuuste aanpak is een sjabloon te zien als één hulpmiddel onder meerdere – nuttig om het werk te structureren, maar op zichzelf niet voldoende om ervoor te zorgen dat de documentatie aan de eisen voldoet. Gecombineerd met een korte vakkundige beoordeling voordat het document naar de constructeur gaat, kan een sjabloon toch tijd besparen zonder in te leveren op kwaliteit.

Bij gebouwen in hogere constructieklassen, of wanneer u ergens in het proces twijfelt, gaat de tijd die een sjabloon aan het begin bespaart vaak weer verloren als het plan wordt teruggestuurd en moet worden hersteld.

Werkt uw organisatie herhaaldelijk met hetzelfde type gebouw – bijvoorbeeld altijd eengezinswoningen in dezelfde constructieklasse – dan kan het een goede investering zijn om eenmalig een sjabloon op maat te laten maken, in plaats van telkens een algemeen, gratis sjabloon vanaf nul aan te passen. De investering verdient zich doorgaans al bij het tweede of derde project terug.

Delen meerdere partners – bijvoorbeeld een hoofdaannemer en enkele vaste onderaannemers – hetzelfde sjabloon over projecten heen, dan loont het om een gezamenlijk proces af te spreken voor hoe het sjabloon wordt bijgewerkt wanneer een van de partijen een verbetering vindt. Zonder die afspraak lopen de partijen het risico elk met een eigen, geleidelijk uiteenlopende versie te werken van wat oorspronkelijk een gedeeld sjabloon was.

Een sjabloon dat eerder zonder opmerkingen door een constructeur is goedgekeurd, is een waardevol referentiepunt voor toekomstige projecten van een vergelijkbaar type. Het is verstandig die versie actief te bewaren, in plaats van het sjabloon alleen in de oorspronkelijke, niet-goedgekeurde vorm te behouden – het is de goedgekeurde versie die werkelijk laat zien wat in de praktijk werkt.

Werkt u met een constructietype dat niet wordt gedekt door de meest gangbare gratis sjablonen – bijvoorbeeld ongebruikelijke staalconstructies of niet-standaard funderingsoplossingen – dan kan een algemeen sjabloon aanzienlijke aanpassing vergen in plaats van simpelweg te worden ingevuld zoals het is. Het helpt dan om de ontwerpende constructeur vroeg bij de aanpassing te betrekken, zodat het sjabloon werkelijk de controlepunten dekt die voor die specifieke constructie relevant zijn.

Voordat u een gratis, algemeen sjabloon in gebruik neemt, helpt het om het te toetsen aan de specifieke constructieklasse en complexiteit van uw project, in plaats van aan te nemen dat het zonder aanpassing past. Een sjabloon dat voor een eenvoudigere constructie is gemaakt, mist vaak controlepunten die voor een complexere constructie van belang zijn, en dat gat valt niet altijd op totdat de constructeur het plan beoordeelt.

Wanneer hetzelfde sjabloon door meerdere bouwplaatsteams op verschillende projecten wordt gebruikt, stapelen kleine lokale aanpassingen zich na verloop van tijd op, totdat geen enkele versie nog echt de moederversie kan worden genoemd. Door één duidelijk gelabeld hoofdsjabloon te bewaren dat centraal wordt bijgewerkt, voorkomt u deze wildgroei en werkt elk team met dezelfde, actuele versie.

Na afronding van een project loont een korte evaluatie van hoe goed het sjabloon in de praktijk standhield – welke onderdelen vaak moesten worden aangepast en welke werkten zoals bedoeld. Door die evaluatie terug te voeren in het hoofdsjabloon blijft het van project tot project verbeteren, in plaats van voor onbepaalde tijd in de oorspronkelijke vorm te blijven steken.

Wanneer meerdere mensen hetzelfde sjabloon tijdens de looptijd van een project bewerken, is het zaak een eenvoudig versielogboek bij te houden – wie wat heeft gewijzigd en wanneer – in plaats van alleen op bestandsnamen te vertrouwen om bij te houden welk exemplaar actueel is. Een ontbrekend versielogboek is een veelvoorkomende reden waarom twee teamleden ongemerkt met net iets verschillende versies werken. Het is goed gebruik dat versielogboek bij het sjabloon zelf te bewaren, zodat iedereen die het bestand later opent direct kan zien naar welke revisie hij kijkt en waarom die is gewijzigd.