DS1140 voor de aannemer: wie is verantwoordelijk voor wat?

Eigen controle is niet de verantwoordelijkheid van de constructeur of de opdrachtgever – het is de doorlopende controle die de aannemer uitvoert naarmate het werk vordert, op basis van de controlepunten en het controleniveau die het B2-plan vastlegt.

In de praktijk betekent dit dat de afzonderlijke gespecialiseerde aannemer – timmerman, metselaar, betonaannemer of anderen – verantwoordelijk is voor het controleren van het eigen werk terwijl het wordt uitgevoerd, niet pas wanneer het werk klaar is en door anderen wordt beoordeeld.

Zonder doorlopende B3-documentatie kan niemand – noch de constructeur noch een eventuele onafhankelijke controleur – zien of de eigen controle werkelijk heeft plaatsgevonden. Daarom wordt B3 doorgaans de plek waar slecht ingevulde verantwoordelijkheid zichtbaar wordt, ongeacht hoe goed het vakmanschap zelf is.

Een aannemer die het werk correct heeft uitgevoerd maar het niet heeft gedocumenteerd, staat in de praktijk even zwak als een aannemer die helemaal niet heeft gecontroleerd – omdat er niets is om de constructeur te laten zien.

De meest voorkomende fout is dat meerdere mensen op de bouwplaats de verantwoordelijkheid informeel delen, zonder dat een van hen het totaaloverzicht heeft. Dat gebeurt doorgaans op grotere bouwplaatsen met veel gespecialiseerde aannemers, waar niemand vanzelf eigenaar wordt van de gezamenlijke B3-documentatie.

Wanneer het B2-plan vanaf het begin voor elk controlepunt een verantwoordelijke benoemt, wordt die situatie voorkomen, omdat duidelijk is wie wat moet aanleveren – en bij wie u moet aankloppen als er iets ontbreekt.

Voor elk controlepunt waarvoor hij verantwoordelijk is, wordt van de aannemer verwacht dat hij de controle uitvoert volgens het controletype en het controleniveau die het B2-plan voorschrijft, en het resultaat documenteert met datum, uitvoerende partij en een duidelijke uitkomst – goedgekeurd, of een beschreven afwijking.

Het is niet genoeg om de controle correct uit te voeren als ze niet ook zo wordt gedocumenteerd dat de constructeur haar later kan volgen. Documentatie is net zo goed onderdeel van de taak als het controlewerk zelf.

Meerdere aannemers kunnen prima elk verantwoordelijk zijn voor hun eigen controlepunten, zolang het B2-plan duidelijk vermeldt wie waarvoor verantwoordelijk is. Wat moet worden voorkomen, is dat de verantwoordelijkheid voor de gezamenlijke B3-documentatie vrij tussen de partijen zweeft, zonder een vast proces voor hoe de afzonderlijke bijdragen op één plek worden verzameld.

Op een bouwplaats met drie gespecialiseerde aannemers – timmerman, metselaar en loodgieter – was onduidelijk wie verantwoordelijk was voor het documenteren van de controle van een verbinding waarbij alle drie de vakdisciplines betrokken waren. Het gevolg was dat geen van hen het punt afdoende documenteerde, omdat elke partij ervan uitging dat een ander het zou regelen.

Toen de constructeur het B3-rapport beoordeelde, zag hij het gat, en het dossier liep vertraging op terwijl de drie partijen het eens moesten worden over wie wat had gedaan – een situatie die voorkomen had kunnen worden als het B2-plan voor dat specifieke punt één verantwoordelijke partij had benoemd.

De effectiefste oplossing is het B2-plan samen met alle betrokken gespecialiseerde aannemers door te nemen voordat het werk begint, en concreet af te spreken wie verantwoordelijk is voor elk controlepunt waarbij meer dan één vakdiscipline betrokken is. Het kost weinig tijd om dit vooraf te verhelderen, maar kan later veel tijd en onenigheid besparen.

Ontoereikende eigen controle kan van belang zijn als er later een geschil ontstaat over de kwaliteit van een gebouw. Zonder documentatie dat de controle daadwerkelijk is uitgevoerd, kan het voor de aannemer moeilijk zijn aan te tonen dat het werk volgens de eisen is uitgevoerd – ook als het in feite correct is gedaan.

Dat is nog een reden om documentatie niet te zien als een administratieve formaliteit, maar als onderdeel van de bescherming die de aannemer voor zichzelf heeft als er later onenigheid ontstaat.

Op bouwplaatsen met personeelsverloop is het verstandig een vaste routine te hebben voor hoe nieuwe medewerkers worden geïnformeerd over de controlepunten waarvoor zij verantwoordelijk zijn en hoe de documentatie moet worden uitgevoerd. Zonder die routine loopt u het risico dat een eerder duidelijk toegewezen verantwoordelijkheid onduidelijk wordt wanneer een nieuwe persoon halverwege een taak overneemt.

Een korte doorloop van de relevante delen van het B2-plan wanneer nieuwe medewerkers beginnen, is een eenvoudige manier om te voorkomen dat dit later een bron van gaten in het B3-rapport wordt.

De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren en documenteren van de controle is niet per se dezelfde als de verantwoordelijkheid voor het bouwwerk zelf – een voorman kan bijvoorbeeld de algehele verantwoordelijkheid voor de controledocumentatie dragen, ook al voert een andere medewerker het fysieke werk uit. Dat onderscheid moet duidelijk in het B2-plan staan, zodat er geen twijfel bestaat over wie er werkelijk op wordt aangesproken als een controlepunt ontbreekt.

Worden er voor delen van de bouw seizoens- of tijdelijke krachten ingezet, dan is het extra belangrijk te zorgen voor een korte, duidelijke introductie in de documentatie-eis voordat zij op de bouwplaats beginnen, in plaats van aan te nemen dat zij het onderweg wel oppikken. Deze groep laat statistisch gezien vaker gaten in de documentatie achter, simpelweg omdat zij minder tijd hebben om het proces te leren.

Wordt het werk in aangenomen werk (stukwerk) uitgevoerd, waarbij meerdere medewerkers een gezamenlijke taak delen, dan is het extra belangrijk te benoemen wie verantwoordelijk is voor het documenteren van de controle van elk punt, in plaats van aan te nemen dat 'het team' het wel regelt. Aangenomen werk maakt de verantwoordelijkheidsverdeling in de praktijk eerder minder duidelijk dan duidelijker, tenzij het vanaf het begin expliciet wordt afgesproken.

Wisselt de voorman of de persoon die verantwoordelijk is voor de controledocumentatie halverwege een project, dan heeft de nieuwe persoon een concrete overdracht nodig van hoe ver de documentatie gevorderd is en welke punten nog openstaan – niet alleen een algemene introductie in het project. Zonder die concrete overdracht bestaat het reële risico dat reeds uitgevoerde controles dubbel worden gedocumenteerd, of dat sommige punten helemaal tussen wal en schip vallen.

Naast de interne verantwoordelijkheidsverdeling in het B2-plan is het een goed idee de totale toewijzing van de DS1140-verantwoordelijkheid in het bouwcontract zelf vast te leggen, vooral wanneer er onderaannemers bij betrokken zijn. Dat geeft een duidelijk, juridisch onderbouwd vertrekpunt als er later twijfel ontstaat over wie verantwoordelijk was voor een bepaalde documentatietaak.

Aan het einde van een project loont een korte evaluatie van hoe de verantwoordelijkheid voor de controledocumentatie in de praktijk heeft uitgepakt – waar het soepel verliep en waar verwarring ontstond. Zo'n evaluatie kost weinig en brengt vaak een kleine procesverbetering aan het licht die bij het volgende project aanzienlijk meer tijd bespaart dan het nu kost om haar te vinden.

Gebruikt een onderaannemer een eigen documentatiesysteem in plaats van dat van de hoofdaannemer, dan loont het om vroeg precies af te spreken hoe diens vastleggingen in het totale B3-rapport worden opgenomen, in plaats van bij de oplevering te ontdekken dat twee onverenigbare formaten onder tijdsdruk op elkaar moeten worden afgestemd.

Blijven discussies over wie verantwoordelijk was voor een bepaald controlepunt bij meerdere projecten terugkomen, dan helpt het na te gaan of het onderliggende sjabloon voor het B2-plan de verantwoordelijkheid steeds duidelijk genoeg toewijst, in plaats van elke discussie als een op zichzelf staand geval te behandelen. Een kleine aanpassing van de formulering op sjabloonniveau lost vaak een patroon op dat zich anders project na project zou blijven herhalen.