DS1140 voor hoofdaannemers en de coördinatie van documentatie

Wanneer u als hoofdaannemer met DS1140 werkt, moeten de afgesproken registraties van de afzonderlijke vakdisciplines kunnen worden opgenomen in een samenhangende oplevering. Verhelder eerst wie de basis levert, wie de controle uitvoert en wie de documentatie beoordeelt. KS Danmark kan helpen met het documentatiewerk binnen een afgesproken opdracht. De verdeling van verantwoordelijkheden volgt het project en de afspraken; documentatieondersteuning neemt niet automatisch alle ontwerp-, uitvoerings- of certificeringstaken over.

Ga uit van de geldende documentatie-eisen en werkpakketten van het project. Vermeld voor elke levering het verantwoordelijke bedrijf, het verwachte document, de ontvanger en de termijn. Beschrijf de taak zo dat een voorman ermee aan de slag kan. Een algemeen verzoek om kwaliteitsborging aan te leveren leidt al snel tot verschillende interpretaties. Koppel de levering aan het betreffende constructiedeel (konstruktionsafsnit) en de geldende instructie, zodat duidelijk is op welk deel van het bouwwerk ze betrekking heeft.

Spreek ook het formaat af voordat de registraties beginnen. Leg uit hoe locaties, tekeningverwijzingen en revisies moeten worden aangegeven. Een gemeenschappelijke structuur maakt het eenvoudiger het materiaal te beoordelen zonder bij de oplevering alle bestanden te hernoemen. Houd onduidelijke eisen zichtbaar en stuur vragen naar de persoon die de basis kan verhelderen.

De documentatie wordt vaak onduidelijk wanneer het werk van de ene vakdiscipline een voorwaarde wordt voor de volgende. Een installatie kan bijvoorbeeld aan het zicht worden onttrokken voordat een geplande controle is uitgevoerd. Neem de raakvlakken in de planning door en verhelder welke activiteiten een beoordeling vereisen voordat het werk verdergaat. Het tijdstip en de controleomvang moeten de eisen van het project volgen, niet een algemene lijst van een website.

Twee werkpakketten kunnen verschillende namen gebruiken voor dezelfde sparing. Spreek een gemeenschappelijke locatieverwijzing af en maak de tekeningrevisie duidelijk. Het voorbeeld gaat over coördinatie en legt geen technisch acceptatiecriterium voor de sparing vast. Registreer onduidelijke raakvlakken met een verantwoordelijke en een concrete volgende stap.

Bij de beoordeling van het materiaal moet de hoofdaannemer de registratie kunnen vinden die antwoord geeft op de betreffende geplande controle. Let op controleverwijzing, locatie, datum, de persoon die de controle uitvoerde en het resultaat. Vraag om een toelichting als een verzameling foto's niet aan de activiteit is gekoppeld. Meer bestanden maken een onvolledige levering niet noodzakelijk eenvoudiger te beoordelen.

Het B2-controleplan beschrijft de controle die moet worden uitgevoerd, terwijl het B3-controlerapport de uitvoering en het resultaat documenteert. Houd de verwijzingen tussen de twee documenten samenhangend. Dat maakt de beoordeling overzichtelijker. Controletype, controleniveau en controleomvang moeten nog steeds worden verhelderd op basis van het concrete project en de daarvoor geldende basis.

Wanneer het projectmateriaal wijzigt, moet u de betrokken werkpakketten en geplande controles opsporen. Vermeld de nieuwe verwijzing en informeer de betrokken ploegen. Overschrijf een eerdere waarneming niet alleen omdat de tekening later is gewijzigd. Bewaar de registratie en voeg de gedateerde toelichting, opvolging of correctie toe die de procedure van het project vereist.

Gebruik een lijst met openstaande punten die onderscheid maakt tussen ontbrekende documentatie, technische afwijkingen en onbeantwoorde projectvragen. Die vragen om verschillende acties. Geef elk punt een verantwoordelijke en een realistische termijn. Een status als ‘wacht op informatie’ helpt alleen als ook duidelijk is wie de informatie moet aanleveren.

Controleer vóór de oplevering of het afgesproken materiaal aanwezig is en of de verwijzingen te begrijpen zijn. Houd uitgegeven documenten gescheiden van concepten en vervallen instructies. Maak een documentenlijst die de ontvanger van het constructiedeel naar de registratie leidt, zonder dat hij in persoonlijke mappen hoeft te zoeken. Vermeld de opleveringsdatum en de punten die nog openstaan.

De beoordeling hoort doorlopend te gebeuren. Vraagt u het materiaal pas bij de oplevering op, dan kan verborgen werk moeilijk te controleren zijn. Beschrijf gaten in de documentatie nauwkeurig en laat ze in het concrete geval beoordelen. Reconstrueer geen controleresultaat dat nooit is geregistreerd, en verwacht niet dat een latere foto alle kwesties kan ophelderen.

Stuur de geldende controlebasis, de documentenlijst, de leveringsplanning voor de onderaannemers en de openstaande vragen naar KS Danmark. Wij kunnen hulp bij controleplannen, controlerapporten en as-builtdocumentatie bespreken binnen een afgesproken opdracht. Beschrijf wat al is uitgevoerd en welke activiteiten aan de beurt zijn, zodat de beoordeling zich op de praktische behoeften kan richten.

Spreek de leveringen en de grenzen van de opdracht af voordat het werk begint. Documentatieondersteuning, onafhankelijke controle en het werk van de gecertificeerde constructeur zijn verschillende taken. KS Danmark belooft geen goedkeuring namens andere vakmensen. Een duidelijke afspraak laat zowel zien welke hulp het project krijgt als welke informatie het team zelf moet aanleveren.