Eigen controle vs. onafhankelijke controle volgens DS1140 – wat is het verschil?

Eigen controle voert u zelf uit – als aannemer of uitvoerende partij – naarmate het werk vordert. Ze volgt de controlepunten, controletypes en controleniveaus uit het B2-controleplan en vormt de basis voor het B3-controlerapport.

Eigen controle is geen formaliteit: hier vindt het meeste echte controlewerk plaats, omdat de mensen die het werk uitvoeren er het dichtst bij staan om een fout op te merken zolang herstel nog goedkoop is – vaak nog voordat de volgende werkfase zelfs maar is begonnen.

Onafhankelijke controle wordt uitgevoerd door een persoon die niet heeft deelgenomen aan het ontwerp of de uitvoering van het gecontroleerde werk. In constructieklasse 2 en 3 kan dat een collega binnen hetzelfde bedrijf zijn; in constructieklasse 4 wordt ze aangevuld met controle door een derde partij. Ze gaat steekproefsgewijs, of bij hoge constructieklassen systematisch, na of de eigen controle betrouwbaar is.

De eis stijgt met de constructieklasse: van steekproeven in de lagere klassen tot volledige, systematische onafhankelijke controle in de hoogste. Vanaf een bepaalde klasse is ze niet langer vrijblijvend – het is een eis waaraan moet zijn voldaan voordat het gebouw kan worden goedgekeurd.

De resultaten van de eigen controle worden vastgelegd in het B3-controlerapport, dat de onafhankelijke controleur als vertrekpunt gebruikt bij de beoordeling of de eigen controle standhoudt. Werkt de eigen controle goed – met duidelijke, doorlopende documentatie – dan verloopt de onafhankelijke controle doorgaans eenvoudiger en sneller.

Het omgekeerde geldt ook: slecht gedocumenteerde eigen controle maakt het de onafhankelijke controleur moeilijk om iets goed te keuren, omdat er niets solides te verifiëren valt. In de praktijk zijn de twee fasen niet los van elkaar, ook al zijn ze in theorie gescheiden.

De onafhankelijke controleur mag niet hebben deelgenomen aan het ontwerp of de uitvoering van het gecontroleerde werk (BR18 §§ 526 en 526 a). In constructieklasse 2 en 3 mag de controleur in dienst zijn bij hetzelfde bedrijf; constructieklasse 4 vereist daarnaast controle door een derde partij. Velen kiezen toch voor een onafhankelijke adviseur, een ander ingenieursbureau of een gespecialiseerde controlepartner, afhankelijk van de omvang en de constructieklasse van het project.

Voor veel kleinere bouwbedrijven is het al een praktische uitdaging op zich om op korte termijn – terwijl de bouw al loopt – een gekwalificeerde onafhankelijke controleur te vinden met de juiste ervaring in hun type gebouw.

Een veelvoorkomend misverstand is dat onafhankelijke controle de eigen controle vervangt. Dat is niet zo – de eigen controle moet nog steeds volledig worden uitgevoerd en gedocumenteerd, ongeacht of er ook onafhankelijke controle vereist is. Een ander misverstand is de aanname dat onafhankelijke controle alleen de eindcontrole bij de oplevering betreft. In de praktijk volgt ze het gebouw vaak gedurende de hele bouw, omdat de eisen van de constructieklasse onderweg concrete controlepunten in gang zetten.

Bij een project in constructieklasse KK3 voert de timmerman doorlopend eigen controle uit op een dragende houtconstructie en legt die vast in het B3-rapport. Een onafhankelijke controleur bezoekt de bouwplaats periodiek, beoordeelt een selectie van de gedocumenteerde controlepunten en vergelijkt die met het daadwerkelijke werk op de bouwplaats.

Is de documentatie duidelijk en volledig, dan kan de onafhankelijke controleur vaak snel goedkeuren. Schiet ze tekort, dan moet de controleur aanvullende documentatie opvragen of extra steekproeven uitvoeren – wat het proces voor iedereen vertraagt.

De kosten hangen af van de constructieklasse en de omvang van het gebouw en van hoe vaak de controleur de bouwplaats moet bezoeken. Hoe beter de eigen controle is gedocumenteerd, hoe minder tijd de onafhankelijke controleur doorgaans nodig heeft om die te verifiëren – wat de kosten kan beperken.

Het komt voor dat een onafhankelijke controleur iets anders beoordeelt dan de eigen controle van de aannemer. In die gevallen weegt de beoordeling van de onafhankelijke controleur doorgaans zwaarder, juist omdat de controle bestaat als extra, onpartijdige toets.

De praktijk is daarom om het verschil concreet te bekijken – vaak samen met de ontwerpende constructeur – om te verhelderen of de eigen controle iets over het hoofd heeft gezien, of dat het gewoon om een interpretatieverschil gaat dat zonder extra werk kan worden opgelost.

Naast de formele kwalificatie-eisen is het verstandig te kijken naar de ervaring van de controleur met uw specifieke type gebouw en constructie. Een controleur met ervaring in precies het constructietype waarmee u werkt, kan de controle vaak sneller en met minder open vragen afronden.

Het helpt ook om vroeg af te stemmen hoe en hoe vaak de controleur de bouwplaats verwacht te bezoeken, zodat dat vanaf het begin in de bouwplanning kan worden opgenomen in plaats van later een bron van vertraging te worden.

Een goed werkende samenwerking kenmerkt zich doordat de onafhankelijke controleur vroeg genoeg wordt ingeschakeld om de bezoeken af te stemmen op de werkelijke voortgang van het project, in plaats van pas te worden gebeld wanneer een controlepunt op het punt staat door de volgende werkfase te worden afgedekt. Door vroege betrokkenheid kan de controleur de bezoeken prioriteren naar waar de gevolgen van een fout het grootst zouden zijn.

De overeenkomst met de onafhankelijke controleur moet duidelijk vermelden hoeveel bezoeken zijn inbegrepen en wat er gebeurt als extra bezoeken nodig worden door onvolledige eigen controle. Zonder die duidelijkheid kan er halverwege de bouw gemakkelijk onenigheid over meerkosten ontstaan, op het moment dat dat de voortgang het meest verstoort.

Voordat de onafhankelijke controleur langskomt, helpt het om het relevante deel van het B3-rapport klaar en gemakkelijk toegankelijk te hebben, en ervoor te zorgen dat de controlepunten die moeten worden geverifieerd nog zichtbaar zijn en niet al door de volgende werkfase zijn afgedekt. Een beetje voorbereiding kan het bezoek zelf aanzienlijk verkorten.

Onafhankelijkheid is gekoppeld aan de persoon en de taak: de controleur mag niet hebben deelgenomen aan het gecontroleerde werk. In constructieklasse 2 en 3 mag de controleur in dienst zijn bij hetzelfde bedrijf; constructieklasse 4 vereist daarnaast controle door een derde partij zonder financiële of organisatorische banden met de betrokken bedrijven (BR18 §§ 526 en 526 a). Dat is een belangrijk onderscheid als u overweegt dezelfde partner voor deze rol bij meerdere projecten in te zetten.

Brengt de onafhankelijke controleur vroeg in het proces een zorg naar voren, dan loont het om dat te behandelen als nuttige informatie in plaats van als kritiek op de eigen controle tot dan toe. Een probleem vroeg opmerken, zolang de betreffende constructie nog toegankelijk is, is aanzienlijk goedkoper en minder verstorend dan hetzelfde probleem pas opmerken wanneer het werk al verder is.

De vroege betrokkenheid van de controleur is in die zin niet alleen een formaliteit – het is een van de effectievere manieren om kostbaar herstelwerk later in het project te voorkomen.

Naast het aantal inbegrepen bezoeken helpt het om expliciet af te spreken wie de kosten draagt als extra bezoeken het gevolg zijn van gaten in de eigen controle en niet van de werkelijke complexiteit van het project. Wie dit onbenoemd laat, krijgt doorgaans precies de onenigheid die men wilde voorkomen – juist wanneer het project zich die afleiding het minst kan veroorloven.

Wisselt de onafhankelijke controleur halverwege een project, dan is het zaak een goede overdracht tussen de vertrekkende en de nieuwe controleur te regelen, waarin staat wat al is gecontroleerd en wat nog openstaat. Zonder die overdracht kan de nieuwe controleur werk onnodig herhalen of, erger nog, aannemen dat een punt is afgedekt terwijl dat niet zo is.

Voordat u een onafhankelijke controleur aanstelt, is het verstandig rechtstreeks te vragen naar zijn of haar ervaring met vergelijkbare constructieklassen en gebouwtypes, in plaats van aan te nemen dat elke gekwalificeerde controleur een even relevant oordeel meebrengt. Een controleur die bekend is met het specifieke bouwtype ziet de juiste aandachtspunten doorgaans sneller dan iemand die dat constructietype voor het eerst tegenkomt. Het helpt ook om te vragen hoe de controleur zijn bevindingen documenteert, omdat een duidelijk, goed gestructureerd rapport het voor de constructeur aanzienlijk eenvoudiger maakt om het te volgen en goed te keuren.