Skjölun í byggingariðnaði – frá samningi til afhendingar

Strax á útboðs- og tilboðsstiginu verður til verulegur hluti af grundvelli byggingarverkefnisins sem á eftir kemur. Útboðsgögn, tilboð, fyrirvarar, verklýsingar, teikningar, líkön og síðari skýringar geta haft þýðingu fyrir það hvað aðilar hafa í raun samið um. Það sem skiptir máli er ekki aðeins að geyma skjölin, heldur að vita hvaða skjöl gilda og hvaða þýðingu þau hafa fyrir framkvæmdina sem á eftir fylgir.

AB 18, ABT 18 og ABR 18 eru staðlaðir samningsskilmálar – ekki lög – sem gilda aðeins þegar aðilar hafa samþykkt þá sín á milli (§ 1, stk. 1). Frávik gilda aðeins þegar skýrt og afdráttarlaust er tekið fram í samningnum frá hvaða atriðum er vikið (§ 1, stk. 2). Áður en samningurinn er undirritaður ætti að vera á hreinu hvaða skjöl gilda og í hvaða forgangsröð, frávik, hönnunarábyrgð og skil milli verkþátta, endurskoðanir, breytingar, tilkynningar, kröfur um eftirlit og skjölun, verkáfangar og afhending.

AB 18 § 6, stk. 3 (ABT 18 § 6, stk. 3) ákvarðar forgangsröð samningsskjalanna þegar þau stangast á, en hún leysir ekki úr ósamræmi innan sömu skjalategundar – t.d. milli teikningar og verklýsingar. Það er því góð regla að semja um forgangsröð sem er sniðin að verkefninu.

Algeng gildra er að einblína á verð og umfang verksins en horfa fram hjá ákvæðum sem færa til áhættu, ábyrgð eða skjölunarskyldu.

Samningurinn stýrir réttarsambandi aðila sín á milli, en getur ekki einn og sér gert byggingu lögmæta gagnvart yfirvöldum ef viðeigandi opinberréttarlegar kröfur eru ekki uppfylltar. Samkvæmt dönsku byggingarlögunum (byggeloven) § 17, stk. 1 hvílir sú skylda ávallt á eigandanum að lagfæra aðstæður sem brjóta í bága við byggingarlöggjöfina.

Þegar framkvæmdir hefjast verður skjölunin hluti af hagnýtri verkstýringu. Teikningar, verklýsingar, líkön og tæknilegar leiðbeiningar þurfa að vera tengjanlegar við þá vinnu sem í raun er unnin. Verk getur verið faglega rétt unnið en samt verið rangt ef það var unnið eftir úreltri útgáfu.

Staðlaður gátlisti er góður upphafspunktur, en skjalfestir ekki einn og sér að tiltekið verk hafi verið rétt unnið. Nothæft eftirlit ætti að sýna:

• hvað var skoðað
• við hvaða hönnunargrundvöll var miðað í eftirlitinu
• hvaða samþykktarviðmið gilti
• hvenær eftirlitið var framkvæmt
• hver niðurstaðan var
• hver framkvæmdi eftirlitið

Markmiðið er rekjanleg skjölun.

Fyrir burðarvirki setur 28. kafli BR18 tilteknar kröfur um skjölunina, háð burðarvirkisflokki byggingarinnar (KK1-KK4). Endanleg skjölun þarf að vera í samræmi við fullbúna bygginguna – þar með taldar breytingar við hönnun og framkvæmd (BR18 § 494, stk. 3).

Burðarþolsskjölunin samanstendur af burðarvirkisskjölun, A1-A5 – m.a. A4 Breytingar á burðarvirki („Konstruktionsændringer“) og A5 Burðarvirki eins og byggt („Konstruktion som udført“) – og verkefnisskjölun, B1-B3 – m.a. B2 Eftirlitsáætlun burðarþols („Statisk kontrolplan“) og B3 Eftirlitsskýrsla burðarþols („Statisk kontrolrapport“) fyrir bæði hönnun og framkvæmd – sbr. BR18 §§ 501-502.

Fyrir burðarvirki gerir 30. kafli BR18 (§§ 523-528) kröfur um eftirlit bæði með skjöluninni og framkvæmdinni. Í burðarvirkisflokki 1 er eingöngu krafist eigin eftirlits (egenkontrol); í burðarvirkisflokkum 2-4 er einnig krafist óháðs eftirlits (uafhængig kontrol) og í burðarvirkisflokki 4 auk þess eftirlits þriðja aðila (tredjepartskontrol).

Eftirlitið skal framkvæmt á grundvelli fullnægjandi eftirlitsáætlana sem eru uppfærðar jafnóðum, og fundin frávik skal meðhöndla (BR18 § 523).

BR18 § 527, stk. 6 vísar til DS 1140, Framkvæmd burðarvirkja – Almennt eftirlit („Udførelse af bærende konstruktioner – Almen kontrol“), þegar ákvarða þarf eftirlitsstig almenns eftirlits með framkvæmdinni. Sérstakt eftirlit er hins vegar ákvarðað á hönnunarstigi samkvæmt DS/EN 1990 DK NA. Almenn gæðatrygging og eftirlit samkvæmt 30. kafla BR18 og DS 1140 er því ekki sjálfkrafa það sama.

Breyting ætti að vera rekjanleg:

• Hverju var breytt?
• Hvers vegna?
• Hver átti frumkvæði að breytingunni?
• Hvaða skjali var breytt?
• Hvaða útgáfa gildir nú?
• Hefur breytingin áhrif á tíma, kostnað eða skjölun?

Nothæft ferli fylgir þessum skrefum:

1. Athugun
2. Krafa/tilvísun
3. Mat
4. Aðgerð
5. Skjölun
6. Eftirlit
7. Lokun

Mynd af galla skjalfestir athugunina, en ekki endilega hvað gerðist í framhaldinu.

Afhendingargögnin geta, eftir verkefninu, náð yfir gæðatryggingu, eftirlitsskýrslur, prófanir, vöru- og efnisskjölun, reyndarskjölun (as built), burðarþolsskjölun, brunaskjölun, rekstrar- og viðhaldsgögn ásamt skráðum göllum og úrbótum. Skjöluninni ætti að ljúka jafnóðum – ekki endurgera hana rétt fyrir afhendingu.

Í burðarvirkisflokkum 2-4 þarf við lokatilkynningu (færdigmelding) m.a. að senda inn lokayfirlýsingu vottaða burðarþolshönnuðarins og yfirlýsingu um að almennu eftirliti með framkvæmdinni sé lokið og frávik hafi verið meðhöndluð (BR18 §§ 41 og 499).

Það ætti að vera hægt að skjalfesta:

• hvað var staðreynt
• hvenær
• hvaða krafa er sögð hafa verið brotin
• hvenær og til hvers var kvartað
• hvað var samið um úrbætur
• hvort úrbæturnar voru skoðaðar

Samkvæmt AB 18 boðar verkkaupi til úttektar í síðasta lagi 1 ári eftir afhendingu og aftur innan 5 ára frá afhendingu (AB 18 §§ 56-57; ABT 18 §§ 54-55).

Halda þarf aðskildum ábyrgðartíma samkvæmt samningi, kvörtun vegna galla og eiginlegri fyrningu:

• Kvörtun (reklamation): Galla sem kemur í ljós eftir afhendingu þarf að tilkynna skriflega innan hæfilegs tíma eftir að hann uppgötvaðist eða hefði átt að uppgötvast (AB 18 § 49, stk. 2; ABT 18 § 47, stk. 2).
• Ábyrgðartími: Kröfur vegna galla þarf að setja fram í síðasta lagi 5 árum eftir afhendingu (AB 18 § 55; ABT 18 § 53). Fresturinn er fortakslaus, en gildir m.a. ekki ef um stórlega ámælisverða háttsemi er að ræða, eða ef við afhendingu er staðreynt að umsamin gæðatrygging hafi brugðist verulega.
• Fyrning: Frestur dönsku fyrningarlaganna (Forældelsesloven) er 3 ár og reiknast í fyrsta lagi frá því að gallinn uppgötvaðist eða hefði átt að uppgötvast – þó fyrnist krafa í síðasta lagi 10 árum eftir vanefndina (Forældelsesloven §§ 2-3).

Meta þarf tiltekinn samning, kvörtunina og fyrningarlögin í samhengi.

Í vel skjalfestu byggingarverkefni ætti alltaf að vera hægt að svara:

Sterkasta skjölunin verður yfirleitt til samtímis þeirri aðgerð sem hún á að skjalfesta. Samfelld skjölunarkeðja gerir kleift að fylgja byggingarferlinu:

1. Krafa
2. Samningur
3. Hönnun
4. Framkvæmd
5. Eftirlit
6. Breyting
7. Afhending