Dokumentation im Bauwesen – vom Vertrag bis zur Übergabe

Bereits in der Ausschreibungs- und Angebotsphase entsteht ein wesentlicher Teil der Grundlage für das spätere Bauvorhaben. Ausschreibungsunterlagen, Angebote, Vorbehalte, Beschreibungen, Zeichnungen, Modelle und spätere Präzisierungen können dafür maßgeblich sein, was die Parteien tatsächlich vereinbart haben. Wichtig ist nicht nur, die Dokumente aufzubewahren, sondern zu wissen, welche Dokumente gelten und was sie für die spätere Ausführung bedeuten.

AB 18, ABT 18 und ABR 18 sind standardisierte Vertragsbedingungen – kein Gesetz –, die nur Anwendung finden, wenn sie zwischen den Parteien vereinbart wurden (§ 1, stk. 1). Abweichungen gelten nur, wenn im Vertrag klar und ausdrücklich angegeben ist, in welchen Punkten abgewichen wird (§ 1, stk. 2). Vor der Vertragsunterzeichnung sollten geltende Dokumente und deren Rangfolge, Abweichungen, Planungsverantwortung und Schnittstellen, Revisionen, Änderungen, Anzeigepflichten, Kontroll- und Dokumentationsanforderungen, Fristen und Übergabe geklärt sein.

AB 18 § 6, stk. 3 (ABT 18 § 6, stk. 3) legt eine Rangfolge der Vertragsdokumente bei Widersprüchen untereinander fest, löst aber keine Widersprüche innerhalb derselben Dokumentart – z. B. zwischen einer Zeichnung und einer Beschreibung. Vereinbaren Sie daher möglichst eine projektspezifische Rangfolge.

Eine klassische Falle besteht darin, sich auf Preis und Leistung zu konzentrieren, aber Bestimmungen zu übersehen, die Risiko, Haftung oder Dokumentationspflichten verlagern.

Der Vertrag regelt das Verhältnis der Parteien untereinander, kann aber ein Bauwerk nicht aus sich heraus behördlich rechtmäßig machen, wenn einschlägige öffentlich-rechtliche Anforderungen nicht erfüllt sind. Nach byggeloven § 17, stk. 1 obliegt es jederzeit dem Eigentümer, Zustände zu beseitigen, die gegen das Baurecht verstoßen.

Sobald der Bau beginnt, wird die Dokumentation Teil der praktischen Steuerung. Zeichnungen, Beschreibungen, Modelle und technische Anweisungen müssen sich der Arbeit zuordnen lassen, die tatsächlich ausgeführt wird. Eine Arbeit kann handwerklich korrekt ausgeführt und trotzdem falsch sein, wenn sie nach einer veralteten Revision ausgeführt wurde.

Eine Standard-Checkliste ist ein guter Ausgangspunkt, dokumentiert aber für sich genommen nicht, dass die konkrete Arbeit korrekt ausgeführt wurde. Eine brauchbare Kontrolle sollte zeigen:

• was kontrolliert wurde
• gegen welche Planungsgrundlage kontrolliert wurde
• welches Abnahmekriterium galt
• wann die Kontrolle durchgeführt wurde
• was das Ergebnis war
• wer die Kontrolle durchgeführt hat

Das Ziel ist eine nachvollziehbare Dokumentation.

Für tragende Konstruktionen stellt BR18 Kapitel 28 konkrete Anforderungen an die Dokumentation, abhängig von der Konstruktionsklasse des Bauwerks (KK1-KK4). Die endgültige Dokumentation muss mit dem fertigen Bauwerk übereinstimmen – einschließlich der Änderungen während Planung und Ausführung (BR18 § 494, stk. 3).

Die statische Dokumentation besteht aus der Konstruktionsdokumentation (A1-A5, u. a. A4 Konstruktionsänderungen (konstruktionsændringer) und A5 Konstruktion wie ausgeführt (Konstruktion som udført)) und der Projektdokumentation (B1-B3, u. a. B2 Statischer Kontrollplan (Statisk kontrolplan) und B3 Statischer Kontrollbericht (Statisk kontrolrapport) für Planung und Ausführung), vgl. BR18 §§ 501-502.

Bei tragenden Konstruktionen stellt BR18 Kapitel 30 (§§ 523-528) Anforderungen an die Kontrolle sowohl der Dokumentation als auch der Ausführung. In Konstruktionsklasse 1 wird ausschließlich Eigenkontrolle verlangt; in den Konstruktionsklassen 2-4 ist zusätzlich unabhängige Kontrolle erforderlich und in Konstruktionsklasse 4 darüber hinaus eine Drittkontrolle.

Die Kontrolle ist auf Grundlage vollständiger Kontrollpläne durchzuführen, die laufend aktualisiert werden, und die festgestellten Abweichungen sind zu behandeln (BR18 § 523).

BR18 § 527, stk. 6 verweist auf DS 1140, Ausführung tragender Konstruktionen – Allgemeine Kontrolle, wenn die Kontrollstufe für die allgemeine Kontrolle der Ausführung festzulegen ist. Die besondere Kontrolle wird dagegen während der Planung nach DS/EN 1990 DK NA festgelegt. Allgemeine Qualitätssicherung und Kontrolle nach BR18 Kapitel 30 und DS 1140 sind daher nicht automatisch dasselbe.

Eine Änderung sollte sich nachvollziehen lassen:

• Was wurde geändert?
• Warum?
• Wer hat die Änderung veranlasst?
• Welches Dokument wurde geändert?
• Welche Revision gilt jetzt?
• Wirkt sich die Änderung auf Zeit, Kosten oder Dokumentation aus?

Ein brauchbarer Prozess folgt diesen Schritten:

1. Beobachtung
2. Anforderung/Referenz
3. Bewertung
4. Maßnahme
5. Dokumentation
6. Kontrolle
7. Abschluss

Ein Foto eines Fehlers dokumentiert die Beobachtung, aber nicht unbedingt, was danach geschah.

Die Übergabeunterlagen können je nach Projekt Qualitätssicherung, Kontrollberichte, Prüfungen, Produkt- und Materialdokumentation, As-built-Unterlagen, statische Dokumentation, Brandschutzdokumentation, Betriebs- und Wartungsunterlagen (D&V) sowie erfasste Mängel und deren Beseitigung umfassen. Die Dokumentation sollte laufend abgeschlossen werden – nicht unmittelbar vor der Übergabe rekonstruiert.

In den Konstruktionsklassen 2-4 sind bei der Fertigstellungsanzeige (færdigmelding) u. a. die Schlusserklärung des zertifizierten Statikers sowie eine Erklärung einzureichen, dass die allgemeine Kontrolle der Ausführung durchgeführt und Abweichungen behandelt wurden (BR18 §§ 41 und 499).

Dokumentieren lassen sollte sich:

• was festgestellt wurde
• wann
• welche Anforderung angeblich verletzt wurde
• wann und gegenüber wem der Mangel gerügt wurde
• was über die Mängelbeseitigung vereinbart wurde
• ob die Mängelbeseitigung kontrolliert wurde

Nach AB 18 lädt der Bauherr spätestens 1 Jahr nach der Übergabe und erneut vor Ablauf von 5 Jahren nach der Übergabe zur Nachprüfung ein (AB 18 §§ 56-57; ABT 18 §§ 54-55).

Vertragliche Haftungszeiträume, Mängelrüge und die eigentliche Verjährung sind auseinanderzuhalten:

• Mängelrüge: Ein Mangel, der sich nach der Übergabe zeigt, ist innerhalb angemessener Zeit, nachdem er entdeckt wurde oder hätte entdeckt werden müssen, schriftlich anzuzeigen (AB 18 § 49, stk. 2; ABT 18 § 47, stk. 2).
• Haftungszeitraum: Ansprüche aufgrund von Mängeln sind spätestens 5 Jahre nach der Übergabe geltend zu machen (AB 18 § 55; ABT 18 § 53). Die Frist ist absolut, gilt aber u. a. nicht bei grob unverantwortlichem Verhalten oder wenn bei der Übergabe festgestellt wird, dass die vereinbarte Qualitätssicherung wesentlich versagt hat.
• Verjährung: Die Frist nach dem dänischen Verjährungsgesetz (forældelsesloven) beträgt 3 Jahre und wird frühestens ab dem Zeitpunkt berechnet, zu dem der Mangel entdeckt wurde oder hätte entdeckt werden müssen – die Verjährung tritt jedoch spätestens 10 Jahre nach der Vertragsverletzung ein (Forældelsesloven §§ 2-3).

Der konkrete Vertrag, die Mängelrüge und das Verjährungsgesetz sind in ihrer Gesamtheit zu beurteilen.

Bei einem gut dokumentierten Bauvorhaben sollte man jederzeit beantworten können:

Die belastbarste Dokumentation entsteht in der Regel zeitgleich mit der Handlung, die sie dokumentieren soll. Eine durchgängige Dokumentationskette macht es möglich, den Bau nachzuverfolgen:

1. Anforderung
2. Vereinbarung
3. Planung
4. Ausführung
5. Kontrolle
6. Änderung
7. Übergabe