Dokumentasjon i byggeprosjekter – fra avtale til overlevering

Allerede i anbuds- og tilbudsfasen legges en vesentlig del av grunnlaget for det senere byggeprosjektet. Anbudsgrunnlag, tilbud, forbehold, beskrivelser, tegninger, modeller og etterfølgende presiseringer kan få betydning for hva partene faktisk har avtalt. Det viktige er ikke bare å ta vare på dokumentene, men å vite hvilke dokumenter som gjelder, og hva de betyr for den etterfølgende utførelsen.

AB 18, ABT 18 og ABR 18 er standardiserte avtalevilkår – ikke lov – som bare kommer til anvendelse når de er vedtatt mellom partene (§ 1, stk. 1). Fravikelser gjelder bare når det tydelig og uttrykkelig er angitt i avtalen på hvilke punkter det fravikes (§ 1, stk. 2). Før kontrakten signeres, bør det være orden på gjeldende dokumenter og rangordning, fravikelser, prosjekteringsansvar og grensesnitt, revisjoner, endringer, varsling, kontroll- og dokumentasjonskrav, frister og overlevering.

AB 18 § 6, stk. 3 (ABT 18 § 6, stk. 3) fastsetter en rangordning mellom avtaledokumentene ved innbyrdes motstrid, men den løser ikke motstrid innenfor samme dokumenttype – f.eks. mellom en tegning og en beskrivelse. Avtal derfor gjerne en prosjektspesifikk rangordning.

En klassisk fallgruve er å fokusere på pris og ytelse, men overse bestemmelser som flytter risiko, ansvar eller dokumentasjonsplikt.

Kontrakten regulerer partenes innbyrdes forhold, men kan ikke i seg selv gjøre et bygg lovlig overfor myndighetene hvis relevante offentligrettslige krav ikke er oppfylt. Etter den danske byggeloven § 17, stk. 1 påligger det til enhver tid eieren å rette forhold som er i strid med byggelovgivningen.

Når byggingen starter, blir dokumentasjonen en del av den praktiske styringen. Tegninger, beskrivelser, modeller og tekniske anvisninger må kunne kobles til det arbeidet som faktisk utføres. Et arbeid kan være håndverksmessig korrekt utført, men likevel være feil hvis det er utført etter en utdatert revisjon.

En standard sjekkliste er et godt utgangspunkt, men dokumenterer ikke i seg selv at det konkrete arbeidet er korrekt utført. En brukbar kontroll bør vise:

• hva som ble kontrollert
• hvilket prosjektgrunnlag det ble kontrollert mot
• hvilket akseptkriterium som gjaldt
• når kontrollen ble utført
• hva resultatet var
• hvem som utførte kontrollen

Målet er sporbar dokumentasjon.

For bærende konstruksjoner stiller BR18 kapittel 28 konkrete krav til dokumentasjonen, avhengig av byggets konstruksjonsklasse (KK1-KK4). Den endelige dokumentasjonen skal være i samsvar med det ferdige bygget – inkludert endringer under prosjektering og utførelse (BR18 § 494, stk. 3).

Den statiske dokumentasjonen består av konstruksjonsdokumentasjon (A1-A5, bl.a. A4 Konstruksjonsendringer (Konstruktionsændringer) og A5 Konstruksjon som utført (Konstruktion som udført)) og prosjektdokumentasjon (B1-B3, bl.a. B2 Statisk kontrollplan (Statisk kontrolplan) og B3 Statisk kontrollrapport (Statisk kontrolrapport) for både prosjektering og utførelse), jf. BR18 §§ 501-502.

Ved bærende konstruksjoner stiller BR18 kapittel 30 (§§ 523-528) krav til kontroll av både dokumentasjonen og utførelsen. I konstruksjonsklasse 1 er det bare krav om egenkontroll; i konstruksjonsklasse 2-4 kreves også uavhengig kontroll, og i konstruksjonsklasse 4 i tillegg tredjepartskontroll.

Kontrollen skal utføres på grunnlag av fyldestgjørende kontrollplaner som løpende oppdateres, og de avvikene som blir funnet, skal behandles (BR18 § 523).

BR18 § 527, stk. 6 viser til DS 1140, Utførelse av bærende konstruksjoner – Alminnelig kontroll (Udførelse af bærende konstruktioner – Almen kontrol), når kontrollnivået for den alminnelige kontrollen av utførelsen skal fastsettes. Særlig kontroll fastsettes derimot under prosjekteringen etter DS/EN 1990 DK NA. Alminnelig kvalitetssikring og kontroll etter BR18 kapittel 30 og DS 1140 er derfor ikke automatisk det samme.

En endring bør kunne spores:

• Hva ble endret?
• Hvorfor?
• Hvem tok initiativ til endringen?
• Hvilket dokument ble endret?
• Hvilken revisjon gjelder nå?
• Påvirker endringen tid, økonomi eller dokumentasjon?

En brukbar prosess følger:

1. Observasjon
2. Krav/referanse
3. Vurdering
4. Tiltak
5. Dokumentasjon
6. Kontroll
7. Lukking

Et bilde av en feil dokumenterer observasjonen, men ikke nødvendigvis hva som skjedde etterpå.

Overleveringsmaterialet kan, avhengig av prosjektet, omfatte kvalitetssikring, kontrollrapporter, prøvinger, produkt- og materialdokumentasjon, as built, statisk dokumentasjon, branndokumentasjon, FDV samt registrerte mangler og utbedring. Dokumentasjonen bør ferdigstilles løpende – ikke rekonstrueres rett før overlevering.

I konstruksjonsklasse 2-4 skal det ved ferdigmelding (færdigmelding) bl.a. sendes inn den sertifiserte statikerens sluterklæring og en erklæring om at den alminnelige kontrollen av utførelsen er gjennomført og avvik behandlet (BR18 §§ 41 og 499).

Det bør kunne dokumenteres:

• hva som ble konstatert
• når
• hvilket krav som påstås tilsidesatt
• når og til hvem det ble reklamert
• hva som ble avtalt om utbedring
• om utbedringen ble kontrollert

Etter AB 18 innkaller byggherren til ettersyn senest 1 år etter overleveringen og igjen innen 5 år etter overleveringen (AB 18 §§ 56-57; ABT 18 §§ 54-55).

Kontraktsmessige ansvarsperioder, reklamasjon og egentlig foreldelse må holdes atskilt:

• Reklamasjon: En mangel som viser seg etter overleveringen, skal meddeles skriftlig innen rimelig tid etter at den er eller burde ha vært oppdaget (AB 18 § 49, stk. 2; ABT 18 § 47, stk. 2).
• Ansvarsperiode: Krav som følge av mangler må fremsettes senest 5 år etter overleveringen (AB 18 § 55; ABT 18 § 53). Fristen er absolutt, men gjelder bl.a. ikke ved grovt uforsvarlig forhold, eller hvis det ved overleveringen konstateres at avtalt kvalitetssikring har sviktet vesentlig.
• Foreldelse: Fristen i den danske foreldelsesloven (forældelsesloven) er 3 år og regnes tidligst fra når mangelen er eller burde ha vært oppdaget – likevel inntrer foreldelse senest 10 år etter misligholdet (forældelsesloven §§ 2-3).

Den konkrete kontrakten, reklamasjonen og foreldelsesloven må vurderes samlet.

I et veldokumentert byggeprosjekt bør man løpende kunne svare på:

Den sterkeste dokumentasjonen blir normalt skapt samtidig med handlingen den skal dokumentere. En sammenhengende dokumentasjonskjede gjør det mulig å følge byggeprosjektet:

1. Krav
2. Avtale
3. Prosjekt
4. Utførelse
5. Kontroll
6. Endring
7. Overlevering