La documentation dans la construction – du contrat à la réception

Dès la phase d'appel d'offres et de remise des offres, une part essentielle des bases du futur projet de construction est posée. Le dossier d'appel d'offres, les offres, les réserves, les descriptifs, les plans, les maquettes et les précisions apportées par la suite peuvent avoir une incidence sur ce que les parties ont réellement convenu. L'important n'est pas seulement de conserver les documents, mais de savoir quels documents s'appliquent et ce qu'ils signifient pour l'exécution qui suivra.

AB 18, ABT 18 et ABR 18 sont des conditions contractuelles standardisées – et non une loi – qui ne s'appliquent que lorsque les parties les ont adoptées (§ 1, stk. 1). Les dérogations ne s'appliquent que lorsque le contrat indique clairement et expressément sur quels points il est dérogé (§ 1, stk. 2). Avant la signature du contrat, il convient d'avoir maîtrisé les documents applicables et leur ordre de priorité, les dérogations, la responsabilité de conception et les interfaces, les révisions, les modifications, les notifications, les exigences de contrôle et de documentation, les échéances et la réception.

AB 18 § 6, stk. 3 (ABT 18 § 6, stk. 3) fixe un ordre de priorité entre les documents contractuels en cas de contradiction entre eux, mais ne résout pas les contradictions au sein d'un même type de document – par exemple entre un plan et un descriptif. Il est donc conseillé de convenir d'un ordre de priorité propre au projet.

Un piège classique consiste à se concentrer sur le prix et la prestation, en négligeant les clauses qui déplacent le risque, la responsabilité ou l'obligation de documentation.

Le contrat régit les relations entre les parties, mais il ne peut pas à lui seul rendre une construction conforme vis-à-vis des autorités si les exigences de droit public applicables ne sont pas respectées. En vertu de la loi danoise sur la construction (byggeloven § 17, stk. 1), il incombe à tout moment au propriétaire de régulariser les situations contraires à la législation sur la construction.

Lorsque la construction démarre, la documentation devient un élément du pilotage concret. Les plans, descriptifs, maquettes et instructions techniques doivent pouvoir être reliés aux travaux effectivement exécutés. Un ouvrage peut être correctement réalisé dans les règles de l'art et pourtant être erroné s'il a été exécuté d'après une révision périmée.

Une check-list standard est un bon point de départ, mais elle ne démontre pas à elle seule que les travaux concrets ont été correctement exécutés. Un contrôle utile doit montrer :

• ce qui a été contrôlé
• par rapport à quelle base de projet le contrôle a été effectué
• quel critère d'acceptation s'appliquait
• quand le contrôle a été effectué
• quel en a été le résultat
• qui a effectué le contrôle

L'objectif est une documentation traçable.

Pour les structures porteuses, le chapitre 28 du règlement danois de la construction (Bygningsreglementet) BR18 fixe des exigences concrètes en matière de documentation, en fonction de la classe de construction de l'ouvrage (KK1-KK4). La documentation finale doit être conforme à l'ouvrage achevé – y compris les modifications intervenues pendant la conception et l'exécution (BR18 § 494, stk. 3).

La documentation structurelle se compose de la documentation des structures (A1-A5, notamment A4 Modifications des structures (Konstruktionsændringer) et A5 Structure telle qu'exécutée (Konstruktion som udført)) et de la documentation de projet (B1-B3, notamment B2 Plan de contrôle structurel (Statisk kontrolplan) et B3 Rapport de contrôle structurel (Statisk kontrolrapport), tant pour la conception que pour l'exécution), conformément aux BR18 §§ 501-502.

Pour les structures porteuses, le chapitre 30 du BR18 (§§ 523-528) impose des exigences de contrôle portant à la fois sur la documentation et sur l'exécution. En classe de construction 1, seul l'autocontrôle est exigé ; en classes de construction 2-4, un contrôle indépendant est également requis, et en classe de construction 4, un contrôle par un tiers en plus.

Le contrôle doit être effectué sur la base de plans de contrôle complets, mis à jour en continu, et les écarts constatés doivent être traités (BR18 § 523).

Le BR18 § 527, stk. 6 renvoie à la DS 1140, Exécution des structures porteuses – Contrôle général (Udførelse af bærende konstruktioner – Almen kontrol), pour fixer le niveau du contrôle général de l'exécution. Le contrôle spécifique, en revanche, est défini pendant la conception selon la DS/EN 1990 DK NA. L'assurance qualité et le contrôle ordinaires selon le chapitre 30 du BR18 et la DS 1140 ne sont donc pas automatiquement la même chose.

Une modification doit pouvoir être retracée :

• Qu'est-ce qui a été modifié ?
• Pourquoi ?
• Qui a initié la modification ?
• Quel document a été modifié ?
• Quelle révision s'applique désormais ?
• La modification a-t-elle une incidence sur les délais, les coûts ou la documentation ?

Un processus utile suit les étapes suivantes :

1. Observation
2. Exigence/référence
3. Évaluation
4. Action
5. Documentation
6. Contrôle
7. Clôture

Une photo d'un défaut documente l'observation, mais pas nécessairement ce qui s'est passé ensuite.

Selon le projet, le dossier de réception peut comprendre l'assurance qualité, les rapports de contrôle, les essais, la documentation des produits et matériaux, l'as-built, la documentation structurelle, la documentation incendie, la documentation d'exploitation et de maintenance (D&V) ainsi que les défauts enregistrés et leur réparation. La documentation doit être finalisée au fur et à mesure – et non reconstituée juste avant la réception.

En classes de construction 2-4, il faut notamment transmettre, lors de la déclaration d'achèvement (færdigmelding), la déclaration finale de l'ingénieur structure certifié (statiker) et une déclaration attestant que le contrôle général de l'exécution a été réalisé et que les écarts ont été traités (BR18 §§ 41 et 499).

Il doit être possible de documenter :

• ce qui a été constaté
• quand
• quelle exigence est prétendument méconnue
• quand et auprès de qui la réclamation a été faite
• ce qui a été convenu quant à la réparation
• si la réparation a été contrôlée

Selon l'AB 18, le maître d'ouvrage convoque une inspection au plus tard 1 an après la réception, puis à nouveau avant l'expiration d'un délai de 5 ans après la réception (AB 18 §§ 56-57 ; ABT 18 §§ 54-55).

Les périodes de responsabilité contractuelle, la réclamation et la prescription proprement dite doivent être distinguées :

• Réclamation : un défaut qui apparaît après la réception doit être notifié par écrit dans un délai raisonnable après qu'il a été ou aurait dû être découvert (AB 18 § 49, stk. 2 ; ABT 18 § 47, stk. 2).
• Période de responsabilité : les réclamations résultant de défauts doivent être présentées au plus tard 5 ans après la réception (AB 18 § 55 ; ABT 18 § 53). Ce délai est absolu, mais il ne s'applique notamment pas en cas de comportement gravement irresponsable, ni s'il est constaté à la réception que l'assurance qualité convenue a gravement failli.
• Prescription : le délai de la loi danoise sur la prescription (Forældelsesloven) est de 3 ans et court au plus tôt à partir du moment où le défaut a été ou aurait dû être découvert – la prescription intervient toutefois au plus tard 10 ans après le manquement (forældelsesloven §§ 2-3).

Le contrat concret, la réclamation et la loi sur la prescription (Forældelsesloven) doivent être évalués ensemble.

Sur un projet de construction bien documenté, on doit pouvoir répondre en continu aux questions suivantes :

La documentation la plus solide est normalement créée en même temps que l'action qu'elle doit documenter. Une chaîne de documentation cohérente permet de suivre la construction :

1. Exigence
2. Contrat
3. Projet
4. Exécution
5. Contrôle
6. Modification
7. Réception