Pourquoi les dossiers DS1140 sont-ils refusés – et que faire ?

Un plan B2 refusé l'est généralement parce que l'étendue du contrôle ne correspond pas à la classe de construction, ou parce que les points de contrôle sont décrits de façon trop vague. Un rapport B3 lacunaire s'explique le plus souvent par une responsabilité de documentation répartie entre plusieurs personnes sur le chantier, sans que personne n'ait de vue d'ensemble. Un A5 manquant survient lorsque le B2 et le B3 n'ont pas été tenus à jour en cours de route, si bien qu'il n'y a rien de solide à rassembler à la réception.

Une quatrième cause, moins fréquente, est une classe de construction mal évaluée dès le départ – ce qui implique généralement de refaire une grande partie du plan B2.

La première étape consiste à examiner précisément ce que l'ingénieur structure a relevé ou demandé, et à déterminer lequel des trois documents est réellement concerné. Corrigez ensuite directement ce point – plutôt que d'essayer de reconstruire tout le dossier depuis le début, ce qui est rarement nécessaire.

Dans de nombreux cas, il s'avère qu'un ou deux points précis seulement manquent ou sont mal décrits, tandis que le reste de la documentation est correct. C'est l'identification exacte de ces points qui détermine si un dossier peut être corrigé rapidement ou s'il traîne en longueur.

Plus un dossier refusé attend, plus sa correction coûte généralement cher – d'une part parce que les travaux continuent entre-temps, ce qui rend plus difficile le recontrôle des ouvrages déjà réalisés, d'autre part parce que les détails de ce qui a réellement été fait, et quand, deviennent plus difficiles à reconstituer avec le temps.

Si un dossier aboutit à un véritable litige entre maître d'ouvrage et entreprise, c'est souvent précisément la qualité et la traçabilité de la documentation qui déterminent la rapidité de son règlement – un dossier doté d'une documentation claire et tenue au fil de l'eau se règle généralement bien plus vite qu'un dossier où les parties ne s'accordent pas sur ce qui s'est réellement passé.

Lorsqu'un dossier est en attente depuis un certain temps, lorsque la responsabilité de la documentation est floue entre plusieurs parties, ou lorsque la classe de construction exige un contrôle indépendant qui n'a jamais été mis en place, il est généralement plus rapide de faire appel à un intervenant extérieur pour reprendre et remettre le dossier en ordre que de continuer à essayer de le résoudre en interne.

C'est particulièrement vrai si vous n'avez pas vous-même l'expérience de la manière dont un ingénieur structure lit et évalue habituellement ce type de documentation – un conseiller expérimenté voit souvent rapidement où se situe le vrai problème, au lieu de reprendre tout le dossier depuis le début.

Nous commençons par examiner les remarques précises de l'ingénieur structure et par les comparer aux documents B2, B3 et éventuels éléments A5 existants. Nous évaluons ensuite si les points manquants peuvent être documentés directement, si un recontrôle est nécessaire, ou si des parties du plan doivent être refaites. La plupart des dossiers que nous reprenons se révèlent corrigeables plus vite que redouté, précisément parce que le problème concerne rarement l'ensemble de la documentation.

Un dossier avait été refusé parce que le rapport B3 ne documentait pas trois points de contrôle. À l'examen, il s'est avéré que le contrôle avait bien été réalisé, mais jamais correctement consigné. Les trois points ont pu être documentés en recueillant des informations complémentaires auprès de l'entreprise et en les recoupant avec des photos prises sur le chantier – et le dossier a été approuvé en quelques jours.

Si ces trois points avaient au contraire nécessité un recontrôle physique de structures déjà recouvertes, la correction aurait pris nettement plus de temps et coûté plus cher.

Si une structure est déjà recouverte – par exemple par un coulage ultérieur ou un habillage – un point de contrôle manquant peut, dans le pire des cas, nécessiter une investigation destructive ou une évaluation de sécurité prudente de l'ingénieur concepteur. C'est l'une des meilleures raisons de documenter au fil de l'eau, plutôt que de compter sur la possibilité de tout reconstituer plus tard.

Lorsqu'un dossier a été refusé, il est judicieux de rassembler toutes les remarques de l'ingénieur structure en un seul endroit avant de commencer à les corriger – plutôt que de les traiter au coup par coup à mesure de leur lecture. Vous obtenez ainsi une vue d'ensemble permettant de voir si plusieurs remarques renvoient en réalité au même problème de fond, comme un manque général de clarté dans l'étendue du contrôle.

Cela permet aussi de hiérarchiser plus facilement les corrections, si certains points sont plus urgents que d'autres pour l'avancement du bâtiment.

Si un dossier est refusé, il vaut souvent mieux donner au maître d'ouvrage un point d'étape honnête et concret – ce qui manque et combien de temps la correction devrait prendre – plutôt que de minimiser le problème. Un maître d'ouvrage à qui l'on présente un plan de correction clair réagit généralement bien moins mal qu'un maître d'ouvrage qui ne découvre le retard qu'après coup, sans en avoir été informé en cours de route.

Les délais varient, mais la plupart des ingénieurs structure traitent plus rapidement un dossier corrigé et soumis de nouveau qu'un dossier entièrement nouveau, précisément parce qu'ils connaissent déjà le projet. Si vous n'êtes pas sûr du délai à prévoir, il est tout à fait raisonnable de poser directement la question, afin de pouvoir organiser le reste du planning en conséquence.

Si plusieurs de vos projets ont des dossiers refusés en même temps, il est judicieux de les hiérarchiser selon leur proximité avec la réception et la gravité des conséquences d'un retard – et pas nécessairement selon le dossier qui semble le plus simple à corriger. Un dossier proche de la réception, avec un maître d'ouvrage pressé, doit généralement être traité en premier, même si un autre dossier serait, pris isolément, plus rapide à régler.

Si le refus d'un ingénieur structure semble excessivement sévère, mieux vaut demander une justification plus détaillée que de contester directement l'évaluation. Dans la grande majorité des cas, une justification détaillée révèle soit une véritable lacune passée inaperçue, soit un malentendu qui peut être rapidement dissipé – deux situations plus faciles à gérer qu'un désaccord prolongé sur l'évaluation elle-même.

Quelle que soit l'issue, il est utile de conserver une trace courte et datée de ce que l'ingénieur structure a relevé précisément et de la manière dont cela a été traité. Cette trace est utile non seulement pour le dossier en cours, mais aussi comme référence la prochaine fois qu'un problème similaire se présente sur un autre projet – il est souvent plus rapide de vérifier ce qui a fonctionné auparavant que de retrouver la même réponse en partant de zéro.

Avant de soumettre de nouveau un dossier corrigé, vérifiez que la correction répond bien à tout ce que l'ingénieur structure a relevé, et pas seulement au point le plus évident. Une correction partielle qui laisse de côté un problème secondaire plus mineur entraîne souvent un second refus, ce qui coûte au total plus de temps que de réussir la correction du premier coup.

Si le même type de problème entraîne un refus à chaque nouvelle soumission, il est utile de demander directement à l'ingénieur structure à quoi ressemblerait une version pleinement acceptable de ce point de contrôle précis, plutôt que de deviner de nouveau à chaque soumission. Un exemple concret fourni par l'ingénieur règle généralement le problème plus vite que plusieurs nouveaux tâtonnements.

Une fois un dossier refusé enfin réglé, il convient de conserver une courte note sur ce qui a déclenché le refus et sur la manière dont il a été corrigé, classée avec le reste de la documentation du projet plutôt que jetée une fois l'approbation de l'ingénieur obtenue. Cette courte note est souvent le moyen le plus rapide de reconnaître et d'éviter le même problème sur un futur projet, bien avant qu'il ne conduise à un nouveau refus.