Rakentamisen dokumentaatio – sopimuksesta luovutukseen

Jo tarjouspyyntö- ja tarjousvaiheessa luodaan merkittävä osa myöhemmän rakennushankkeen perustasta. Tarjouspyyntöaineisto, tarjoukset, varaumat, työselitykset, piirustukset, mallit ja myöhemmät täsmennykset voivat vaikuttaa siihen, mitä osapuolet ovat todellisuudessa sopineet. Tärkeää ei ole vain säilyttää asiakirjat, vaan tietää, mitkä asiakirjat ovat voimassa ja mitä ne merkitsevät myöhemmän toteutuksen kannalta.

AB 18, ABT 18 ja ABR 18 ovat vakiomuotoisia sopimusehtoja – eivät lakia – ja niitä sovelletaan vain, kun osapuolet ovat sopineet niiden noudattamisesta (§ 1, stk. 1). Poikkeamat ovat voimassa vain, kun sopimuksessa on selvästi ja nimenomaisesti ilmoitettu, missä kohdin ehdoista poiketaan (§ 1, stk. 2). Ennen sopimuksen allekirjoittamista on oltava selvillä voimassa olevista asiakirjoista ja niiden pätevyysjärjestyksestä, poikkeamista, suunnitteluvastuusta ja rajapinnoista, revisioista, muutoksista, ilmoituksista, tarkastus- ja dokumentointivaatimuksista, maksuerien ajankohdista ja luovutuksesta.

AB 18 § 6, stk. 3 (ABT 18 § 6, stk. 3) määrää sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestyksen niiden ollessa ristiriidassa keskenään, mutta se ei ratkaise ristiriitoja saman asiakirjatyypin sisällä – esimerkiksi piirustuksen ja työselityksen välillä. Sovi siksi mieluiten hankekohtaisesta pätevyysjärjestyksestä.

Klassinen sudenkuoppa on keskittyä hintaan ja suoritukseen mutta jättää huomiotta määräykset, jotka siirtävät riskiä, vastuuta tai dokumentointivelvollisuutta.

Sopimus sääntelee osapuolten keskinäistä suhdetta, mutta se ei itsessään voi tehdä rakennuksesta viranomaismääräysten mukaisesti laillista, jos asiaankuuluvat julkisoikeudelliset vaatimukset eivät täyty. Tanskan rakennuslain (byggeloven) § 17, stk. 1:n mukaan omistajan velvollisuus on aina korjata rakennuslainsäädännön vastaiset seikat.

Kun rakentaminen alkaa, dokumentaatiosta tulee osa käytännön ohjausta. Piirustukset, työselitykset, mallit ja tekniset ohjeet on voitava kytkeä siihen työhön, joka todellisuudessa tehdään. Työ voi olla ammattitaitoisesti oikein tehty mutta silti väärin, jos se on tehty vanhentuneen revision mukaan.

Vakiotarkistuslista on hyvä lähtökohta, mutta se ei itsessään dokumentoi, että juuri kyseinen työ on tehty oikein. Käyttökelpoisen tarkastuksen tulisi osoittaa:

• mitä tarkastettiin
• mihin suunnitelma-aineistoon tarkastus perustui
• mikä hyväksymiskriteeri oli voimassa
• milloin tarkastus tehtiin
• mikä oli tulos
• kuka tarkastuksen teki

Tavoitteena on jäljitettävä dokumentaatio.

Kantavien rakenteiden osalta Tanskan rakentamismääräyskokoelman BR18 luku 28 asettaa dokumentaatiolle konkreettisia vaatimuksia rakennuksen rakenneluokan (KK1-KK4) mukaan. Lopullisen dokumentaation on vastattava valmista rakennusta – mukaan lukien suunnittelun ja toteutuksen aikaiset muutokset (BR18 § 494, stk. 3).

Staattinen dokumentaatio koostuu rakennedokumentaatiosta (A1-A5, mm. A4 Rakennemuutokset (Konstruktionsændringer) ja A5 Rakenne toteutuneen mukaisena (Konstruktion som udført)) ja projektidokumentaatiosta (B1-B3, mm. B2 Staattinen tarkastussuunnitelma (Statisk kontrolplan) ja B3 Staattinen tarkastusraportti (Statisk kontrolrapport) sekä suunnittelun että toteutuksen osalta), ks. BR18 §§ 501-502.

Kantavien rakenteiden osalta BR18 luku 30 (§§ 523-528) asettaa vaatimuksia sekä dokumentaation että toteutuksen tarkastukselle. Rakenneluokassa 1 vaaditaan ainoastaan omavalvonta; rakenneluokissa 2-4 vaaditaan lisäksi riippumaton tarkastus ja rakenneluokassa 4 myös kolmannen osapuolen tarkastus.

Tarkastus on tehtävä riittävien tarkastussuunnitelmien perusteella, joita päivitetään jatkuvasti, ja havaitut poikkeamat on käsiteltävä (BR18 § 523).

BR18 § 527, stk. 6 viittaa standardiin DS 1140, Kantavien rakenteiden toteutus – Yleinen tarkastus (Udførelse af bærende konstruktioner – Almen kontrol), kun toteutuksen yleisen tarkastuksen tarkastustaso määritetään. Erityinen tarkastus sen sijaan määritetään suunnittelun aikana DS/EN 1990 DK NA:n mukaisesti. Tavanomainen laadunvarmistus ja BR18 luvun 30 ja DS 1140:n mukainen tarkastus eivät siksi automaattisesti ole sama asia.

Muutoksen tulisi olla jäljitettävissä:

• Mitä muutettiin?
• Miksi?
• Kuka teki aloitteen muutoksesta?
• Mitä asiakirjaa muutettiin?
• Mikä revisio on nyt voimassa?
• Vaikuttaako muutos aikatauluun, kustannuksiin tai dokumentaatioon?

Käyttökelpoinen prosessi etenee näin:

1. Havainto
2. Vaatimus/viite
3. Arviointi
4. Toimenpide
5. Dokumentointi
6. Tarkastus
7. Sulkeminen

Valokuva virheestä dokumentoi havainnon, mutta ei välttämättä sitä, mitä sen jälkeen tapahtui.

Luovutusaineisto voi hankkeesta riippuen sisältää laadunvarmistuksen, tarkastusraportteja, testauksia, tuote- ja materiaalidokumentaation, as-built-aineiston, staattisen dokumentaation, palodokumentaation, käyttö- ja huolto-ohjeet sekä kirjatut virheet ja niiden korjaukset. Dokumentaatio tulisi saattaa valmiiksi jatkuvasti – ei koota jälkikäteen juuri ennen luovutusta.

Rakenneluokissa 2-4 valmistumisilmoituksen (færdigmelding) yhteydessä on toimitettava mm. sertifioidun rakennesuunnittelijan loppulausunto ja vakuutus siitä, että toteutuksen yleinen tarkastus on suoritettu ja poikkeamat käsitelty (BR18 §§ 41 ja 499).

Seuraavat asiat tulisi pystyä dokumentoimaan:

• mitä havaittiin
• milloin
• mitä vaatimusta väitetään rikotun
• milloin ja kenelle reklamaatio tehtiin
• mitä korjaamisesta sovittiin
• tarkastettiinko korjaus

AB 18:n mukaan rakennuttaja kutsuu koolle tarkastuksen viimeistään vuoden kuluttua luovutuksesta ja uudelleen ennen kuin luovutuksesta on kulunut 5 vuotta (AB 18 §§ 56-57; ABT 18 §§ 54-55).

Sopimukseen perustuvat vastuuajat, reklamaatio ja varsinainen vanhentuminen on pidettävä erillään:

• Reklamaatio: Luovutuksen jälkeen ilmenevästä virheestä on ilmoitettava kirjallisesti kohtuullisessa ajassa siitä, kun virhe on havaittu tai se olisi pitänyt havaita (AB 18 § 49, stk. 2; ABT 18 § 47, stk. 2).
• Vastuuaika: Virheisiin perustuvat vaatimukset on esitettävä viimeistään 5 vuoden kuluttua luovutuksesta (AB 18 § 55; ABT 18 § 53). Määräaika on ehdoton, mutta se ei koske mm. törkeää huolimattomuutta tai tilannetta, jossa luovutuksessa todetaan, että sovittu laadunvarmistus on pettänyt olennaisesti.
• Vanhentuminen: Tanskan vanhentumislain (forældelsesloven) mukainen määräaika on 3 vuotta, ja se lasketaan aikaisintaan siitä, kun virhe on havaittu tai se olisi pitänyt havaita – vanhentuminen tapahtuu kuitenkin viimeistään 10 vuoden kuluttua sopimusrikkomuksesta (forældelsesloven §§ 2-3).

Kyseinen sopimus, reklamaatio ja vanhentumislaki on arvioitava kokonaisuutena.

Hyvin dokumentoidussa rakennushankkeessa tulisi jatkuvasti pystyä vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:

Vahvin dokumentaatio syntyy yleensä samanaikaisesti sen toimenpiteen kanssa, jota sen on määrä dokumentoida. Yhtenäinen dokumentaatioketju mahdollistaa rakentamisen seuraamisen:

1. Vaatimus
2. Sopimus
3. Suunnitelma
4. Toteutus
5. Tarkastus
6. Muutos
7. Luovutus