Dokumentacja w budownictwie – od umowy do odbioru

Już na etapie przetargu i ofert powstaje istotna część podstaw późniejszego projektu budowlanego. Dokumentacja przetargowa, oferty, zastrzeżenia, opisy, rysunki, modele i późniejsze doprecyzowania mogą mieć znaczenie dla tego, co strony faktycznie uzgodniły. Ważne jest nie tylko przechowywanie dokumentów, ale także wiedza o tym, które dokumenty obowiązują i co oznaczają dla późniejszego wykonania.

AB 18, ABT 18 i ABR 18 to standardowe warunki umowne – a nie ustawa – które mają zastosowanie tylko wtedy, gdy strony je przyjęły (§ 1, stk. 1). Odstępstwa obowiązują tylko wtedy, gdy w umowie jasno i wyraźnie wskazano, w jakich punktach się od nich odstępuje (§ 1, stk. 2). Przed podpisaniem umowy należy mieć jasność co do obowiązujących dokumentów i ich hierarchii, odstępstw, odpowiedzialności za projektowanie i styków, rewizji, zmian, zawiadomień, wymagań dotyczących kontroli i dokumentacji, terminów oraz odbioru.

AB 18 § 6, stk. 3 (ABT 18 § 6, stk. 3) ustala hierarchię dokumentów umownych w przypadku sprzeczności między nimi, ale nie rozstrzyga sprzeczności w obrębie tego samego rodzaju dokumentu – np. między rysunkiem a opisem. Dlatego warto uzgodnić hierarchię dokumentów właściwą dla danego projektu.

Klasyczną pułapką jest skupienie się na cenie i zakresie świadczenia przy jednoczesnym przeoczeniu postanowień, które przenoszą ryzyko, odpowiedzialność lub obowiązek dokumentacyjny.

Umowa reguluje wzajemne stosunki stron, ale sama w sobie nie może sprawić, że budowa będzie zgodna z prawem w świetle wymagań organów, jeśli odpowiednie wymagania publicznoprawne nie są spełnione. Zgodnie z duńską ustawą budowlaną (byggeloven) § 17, stk. 1 to na właścicielu w każdym momencie spoczywa obowiązek usunięcia stanu niezgodnego z przepisami prawa budowlanego.

Gdy budowa się rozpoczyna, dokumentacja staje się częścią praktycznego zarządzania. Rysunki, opisy, modele i wytyczne techniczne muszą dać się powiązać z pracą, która jest faktycznie wykonywana. Praca może być wykonana prawidłowo pod względem rzemieślniczym, a mimo to być błędna, jeśli wykonano ją według nieaktualnej rewizji.

Standardowa lista kontrolna to dobry punkt wyjścia, ale sama w sobie nie dokumentuje, że konkretna praca została wykonana prawidłowo. Użyteczna kontrola powinna pokazywać:

• co zostało skontrolowane
• względem jakiej podstawy projektowej przeprowadzono kontrolę
• jakie kryterium akceptacji obowiązywało
• kiedy przeprowadzono kontrolę
• jaki był wynik
• kto przeprowadził kontrolę

Celem jest identyfikowalna dokumentacja.

W przypadku konstrukcji nośnych BR18 w rozdziale 28 stawia konkretne wymagania wobec dokumentacji, w zależności od klasy konstrukcyjnej budowy (KK1-KK4). Dokumentacja końcowa musi być zgodna z gotowym obiektem – łącznie ze zmianami w trakcie projektowania i wykonania (BR18 § 494, stk. 3).

Dokumentacja statyczna składa się z dokumentacji konstrukcyjnej (A1-A5, m.in. A4 Zmiany konstrukcyjne (Konstruktionsændringer) i A5 Konstrukcja w stanie wykonanym (Konstruktion som udført)) oraz dokumentacji projektowej (B1-B3, m.in. B2 Statyczny plan kontroli (Statisk kontrolplan) i B3 Statyczny raport z kontroli (Statisk kontrolrapport) zarówno dla projektowania, jak i wykonania), zob. BR18 §§ 501-502.

W przypadku konstrukcji nośnych BR18 w rozdziale 30 (§§ 523-528) stawia wymagania dotyczące kontroli zarówno dokumentacji, jak i wykonania. W klasie konstrukcyjnej 1 wymagana jest wyłącznie samokontrola; w klasach konstrukcyjnych 2-4 wymagana jest także niezależna kontrola, a w klasie konstrukcyjnej 4 dodatkowo kontrola strony trzeciej.

Kontrola musi być przeprowadzana na podstawie wyczerpujących planów kontroli, które są na bieżąco aktualizowane, a stwierdzone odstępstwa muszą zostać rozpatrzone (BR18 § 523).

BR18 § 527, stk. 6 odsyła do DS 1140, Wykonanie konstrukcji nośnych – Kontrola ogólna (Udførelse af bærende konstruktioner – Almen kontrol), przy ustalaniu poziomu kontroli dla kontroli ogólnej wykonania. Kontrolę szczególną ustala się natomiast na etapie projektowania zgodnie z DS/EN 1990 DK NA. Zwykłe zapewnienie jakości i kontrola według BR18 rozdział 30 i DS 1140 nie są więc automatycznie tym samym.

Zmianę powinno dać się prześledzić:

• Co zostało zmienione?
• Dlaczego?
• Kto zainicjował zmianę?
• Który dokument został zmieniony?
• Która rewizja obowiązuje teraz?
• Czy zmiana wpływa na czas, koszty lub dokumentację?

Użyteczny proces przebiega tak:

1. Obserwacja
2. Wymaganie/odniesienie
3. Ocena
4. Działanie
5. Dokumentacja
6. Kontrola
7. Zamknięcie

Zdjęcie błędu dokumentuje obserwację, ale niekoniecznie to, co wydarzyło się później.

Dokumentacja odbiorowa może, w zależności od projektu, obejmować zapewnienie jakości, raporty z kontroli, badania, dokumentację wyrobów i materiałów, dokumentację powykonawczą (as-built), dokumentację statyczną, dokumentację przeciwpożarową, dokumentację eksploatacji i utrzymania (D&V) oraz zarejestrowane wady i ich usunięcie. Dokumentację należy zamykać na bieżąco – a nie odtwarzać tuż przed odbiorem.

W klasach konstrukcyjnych 2-4 przy zgłoszeniu zakończenia budowy (færdigmelding) należy złożyć m.in. oświadczenie końcowe certyfikowanego statyka oraz oświadczenie, że kontrola ogólna wykonania została przeprowadzona, a odstępstwa rozpatrzone (BR18 §§ 41 i 499).

Powinno dać się udokumentować:

• co zostało stwierdzone
• kiedy
• które wymaganie miało zostać naruszone
• kiedy i komu zgłoszono reklamację
• co uzgodniono w sprawie usunięcia wady
• czy usunięcie wady zostało skontrolowane

Zgodnie z AB 18 inwestor zwołuje przegląd najpóźniej 1 rok po odbiorze i ponownie przed upływem 5 lat od odbioru (AB 18 §§ 56-57; ABT 18 §§ 54-55).

Umowne okresy odpowiedzialności, reklamację i właściwe przedawnienie należy od siebie odróżniać:

• Reklamacja: Wadę, która ujawni się po odbiorze, należy zgłosić na piśmie w rozsądnym terminie od chwili, gdy została lub powinna była zostać wykryta (AB 18 § 49, stk. 2; ABT 18 § 47, stk. 2).
• Okres odpowiedzialności: Roszczenia z tytułu wad należy zgłosić najpóźniej 5 lat po odbiorze (AB 18 § 55; ABT 18 § 53). Termin jest bezwzględny, ale nie obowiązuje m.in. w przypadku rażąco nieodpowiedzialnego postępowania lub jeśli przy odbiorze stwierdzono, że uzgodnione zapewnienie jakości zawiodło w istotnym stopniu.
• Przedawnienie: Termin z duńskiej ustawy o przedawnieniu (Forældelsesloven) wynosi 3 lata i biegnie najwcześniej od chwili, gdy wada została lub powinna była zostać wykryta – jednak przedawnienie następuje najpóźniej 10 lat po naruszeniu umowy (forældelsesloven §§ 2-3).

Konkretną umowę, reklamację i ustawę o przedawnieniu należy oceniać łącznie.

W dobrze udokumentowanym projekcie budowlanym na bieżąco powinno dać się odpowiedzieć na pytania:

Najmocniejsza dokumentacja powstaje zwykle równocześnie z czynnością, którą ma dokumentować. Spójny łańcuch dokumentacji pozwala prześledzić przebieg budowy:

1. Wymaganie
2. Umowa
3. Projekt
4. Wykonanie
5. Kontrola
6. Zmiana
7. Odbiór