DS1140 for entreprenører: hvem har ansvaret for hva?

Egenkontrollen er ikke statikerens eller byggherrens ansvar - det er den løpende kontrollen entreprenøren utfører etter hvert som arbeidet skrider frem, ut fra kontrollpunktene og kontrollnivået B2-planen fastsetter.

I praksis betyr det at den enkelte fagentreprenøren - tømrer, murer, betongentreprenør eller andre - er ansvarlig for å kontrollere sitt eget arbeid underveis, ikke først når arbeidet er ferdig og gjennomgås av andre.

Uten løpende B3-dokumentasjon kan ingen - verken statikeren eller en eventuell uavhengig kontrollør - se om egenkontrollen faktisk fant sted. Derfor blir B3 typisk stedet der dårlig håndtert ansvar blir synlig, uansett hvor godt selve håndverket er.

En entreprenør som utførte arbeidet riktig, men ikke dokumenterte det, står i praksis i samme situasjon som en som ikke kontrollerte i det hele tatt - fordi det ikke finnes noe å vise statikeren.

Den vanligste feilen er at flere personer på byggeplassen deler ansvaret uformelt, uten at noen av dem har helhetsbildet. Det skjer typisk på større byggeplasser med mange fagentreprenører, der ingen enkeltperson naturlig tar eierskap til den samlede B3-dokumentasjonen.

Når B2-planen fra starten navngir en ansvarlig person for hvert kontrollpunkt, unngås den situasjonen, fordi det er tydelig hvem som skal levere hva - og hvem man skal spørre hvis noe mangler.

For hvert kontrollpunkt entreprenøren er ansvarlig for, forventes det at kontrollen utføres i samsvar med kontrolltypen og kontrollnivået B2-planen angir, og at resultatet dokumenteres med dato, utførende part og et tydelig utfall - godkjent, eller et beskrevet avvik.

Det er ikke nok å utføre kontrollen riktig hvis den ikke også dokumenteres på en måte statikeren senere kan følge. Dokumentasjonen er like mye en del av oppgaven som selve kontrollarbeidet.

Flere entreprenører kan godt være ansvarlige for hver sine kontrollpunkter, så lenge B2-planen tydelig angir hvem som har ansvaret for hva. Det som må unngås, er at ansvaret for den samlede B3-dokumentasjonen flyter fritt mellom partene uten en fast prosess for hvordan de enkelte bidragene samles på ett sted.

På en byggeplass med tre fagentreprenører - tømrer, murer og rørlegger - var det uklart hvem som var ansvarlig for å dokumentere kontrollen av en forbindelse der alle tre fagene var involvert. Resultatet var at ingen av dem dokumenterte punktet tilstrekkelig, fordi hver part gikk ut fra at en annen tok seg av det.

Da statikeren gjennomgikk B3-rapporten, oppdaget vedkommende hullet, og saken ble forsinket mens de tre partene måtte bli enige om hvem som faktisk hadde gjort hva - en situasjon som kunne vært unngått hvis B2-planen hadde navngitt én ansvarlig part for akkurat det punktet.

Den mest effektive løsningen er å gå gjennom B2-planen sammen med alle involverte fagentreprenører før arbeidet starter, og avtale konkret hvem som er ansvarlig for hvert kontrollpunkt som involverer mer enn ett fag. Det tar lite tid å avklare på forhånd, men kan spare mye tid og uenighet senere.

Mangelfull egenkontroll kan få betydning hvis det senere oppstår en tvist om et byggs kvalitet. Uten dokumentasjon for at kontrollen faktisk ble utført, kan det være vanskelig for entreprenøren å bevise at arbeidet ble utført i samsvar med kravene - selv om det faktisk ble gjort riktig.

Det er enda en grunn til at dokumentasjonen ikke bør ses som en administrativ formalitet, men som en del av den beskyttelsen entreprenøren har for seg selv hvis det senere oppstår uenighet.

På byggeplasser med utskiftning av personale er det fornuftig å ha en fast rutine for hvordan nye medarbeidere introduseres for hvilke kontrollpunkter de er ansvarlige for, og hvordan dokumentasjonen skal utføres. Uten den risikerer man at ansvar som tidligere var tydelig fordelt, blir uklart når en ny person overtar en oppgave underveis.

En kort gjennomgang av de relevante delene av B2-planen når nye medarbeidere begynner, er en enkel måte å unngå at dette blir en kilde til hull i B3-rapporten senere.

Ansvaret for å utføre og dokumentere kontrollen er ikke nødvendigvis det samme som ansvaret for selve byggearbeidet - en formann kan for eksempel ha det samlede ansvaret for kontrolldokumentasjonen, selv om en annen håndverker utfører det fysiske arbeidet. Det skillet bør fremgå tydelig av B2-planen, slik at det ikke er tvil om hvem som faktisk står ansvarlig hvis et kontrollpunkt mangler.

Brukes sesongarbeidere eller midlertidig ansatte til deler av byggingen, er det særlig viktig å sørge for en kort, tydelig innføring i dokumentasjonskravet før de starter på byggeplassen, i stedet for å anta at det plukkes opp underveis. Denne gruppen har statistisk sett større sannsynlighet for å etterlate hull i dokumentasjonen, rett og slett fordi de har mindre tid til å lære prosessen.

Der arbeidet utføres som akkord, med flere håndverkere som deler en samlet oppgave, er det særlig viktig å navngi hvem som er ansvarlig for å dokumentere kontrollen av hvert punkt, i stedet for å anta at «laget» tar seg av det. Akkordarbeid gjør i praksis gjerne ansvarsfordelingen mindre tydelig, ikke mer, med mindre det avtales eksplisitt fra starten.

Byttes formannen eller den som er ansvarlig for kontrolldokumentasjonen ut underveis i et prosjekt, trenger den nye personen en konkret overlevering av hvor langt dokumentasjonen er kommet, og hvilke punkter som fortsatt er åpne - ikke bare en generell introduksjon til prosjektet. Uten den konkrete overleveringen er det en reell risiko for at allerede utførte kontroller dokumenteres to ganger, eller at noen punkter faller helt mellom to stoler.

Utover B2-planens interne ansvarsfordeling er det lurt å ha den samlede fordelingen av DS1140-ansvaret nedfelt i selve entreprisekontrakten, særlig der underentreprenører er involvert. Det gir et tydelig, juridisk forankret utgangspunkt hvis det senere oppstår tvil om hvem som var ansvarlig for en bestemt dokumentasjonsoppgave.

Ved slutten av et prosjekt lønner det seg med en kort gjennomgang av hvordan ansvaret for kontrolldokumentasjonen faktisk fungerte i praksis - hvor det gikk smidig, og hvor det oppsto forvirring. Den gjennomgangen koster lite og avdekker ofte en liten prosessforbedring som sparer betydelig mer tid på neste prosjekt enn det koster å finne den nå.

Bruker en underentreprenør sitt eget dokumentasjonssystem i stedet for hovedentreprenørens, lønner det seg å avtale tidlig nøyaktig hvordan registreringene deres skal innarbeides i den samlede B3-rapporten, i stedet for å oppdage ved overleveringen at to uforenlige formater må samordnes under tidspress.

Dukker det stadig opp tvister om hvem som var ansvarlig for et gitt kontrollpunkt på tvers av prosjekter, hjelper det å gjennomgå om den underliggende B2-planmalen konsekvent fordeler ansvaret tydelig nok, i stedet for å behandle hver tvist som en enkeltstående hendelse. En liten justering av formuleringen i malen løser ofte et mønster som ellers ville gjentatt seg prosjekt etter prosjekt.