DS1140 for hovedentreprenører og koordinering av dokumentasjon

Når dere arbeider med DS1140 som hovedentreprenør, må de avtalte registreringene fra de enkelte fagene kunne inngå i en sammenhengende overlevering. Avklar først hvem som leverer grunnlaget, hvem som utfører kontrollen, og hvem som gjennomgår dokumentasjonen. KS Danmark kan hjelpe med dokumentasjonsarbeidet innenfor et avtalt oppdrag. Ansvarsfordelingen følger prosjektet og avtalene; dokumentasjonsbistand overtar ikke automatisk alle prosjekterings-, utførelses- eller sertifiseringsoppgaver.

Ta utgangspunkt i prosjektets gjeldende dokumentasjonskrav og arbeidspakker. Angi for hver leveranse ansvarlig virksomhet, forventet dokument, mottaker og frist. Beskriv oppgaven slik at en formann kan handle ut fra den. En generell beskjed om å sende kvalitetssikring gir lett ulike tolkninger. Knytt leveransen til det relevante konstruksjonsavsnittet (konstruktionsafsnit) og den gjeldende anvisningen, slik at det er tydelig hvilken del av bygget den omfatter.

Avtal også formatet før registreringene begynner. Forklar hvordan plasseringer, tegningsreferanser og revisjoner skal angis. En felles struktur gjør det lettere å gjennomgå materialet uten å gi alle filene nye navn ved overleveringen. Hold uavklarte krav synlige, og send spørsmål til den personen som kan avklare grunnlaget.

Dokumentasjonen blir ofte uklar når ett fags arbeid blir en forutsetning for neste fag. En installasjon kan for eksempel bli skjult før en planlagt kontroll er utført. Gå gjennom grensesnittene i planleggingen, og avklar hvilke aktiviteter som krever gjennomgang før arbeidet fortsetter. Tidspunktet og kontrollomfanget må følge prosjektets krav, ikke en generell liste fra en nettside.

To arbeidspakker kan bruke forskjellige navn på den samme åpningen. Avtal en felles plasseringsreferanse, og gjør tegningsrevisjonen tydelig. Eksemplet handler om koordinering og fastsetter ikke en teknisk akseptgrense for åpningen. Registrer uavklarte grensesnitt med en ansvarlig og en konkret neste handling.

Ved gjennomgang av materialet må hovedentreprenøren kunne finne registreringen som besvarer den relevante planlagte kontrollen. Se etter kontrollreferanse, plassering, dato, personen som kontrollerte, og resultatet. Be om en forklaring hvis en samling bilder ikke er knyttet til aktiviteten. Flere filer gjør ikke nødvendigvis en mangelfull leveranse lettere å vurdere.

B2-kontrollplanen beskriver kontrollen som skal utføres, mens B3-kontrollrapporten dokumenterer gjennomføringen og resultatet. Hold referansene mellom de to dokumentene sammenhengende. Det gjør gjennomgangen mer oversiktlig. Kontrolltype, kontrollnivå og kontrollomfang må fortsatt avklares ut fra det konkrete prosjektet og prosjektets gjeldende grunnlag.

Når prosjektmaterialet endres, må dere finne de berørte arbeidspakkene og planlagte kontrollene. Angi den nye referansen, og informer de relevante arbeidslagene. Ikke overskriv en tidligere observasjon bare fordi tegningen senere er endret. Behold registreringen, og legg til den daterte forklaringen, oppfølgingen eller rettelsen som prosjektets prosedyre krever.

Bruk en liste over åpne punkter som skiller mellom manglende dokumentasjon, tekniske avvik og ubesvarte prosjektspørsmål. De krever ulike handlinger. Gi hvert punkt en ansvarlig og en realistisk frist. En status som avventer opplysninger hjelper bare hvis det også fremgår hvem som skal levere opplysningene.

Kontroller før overleveringen at det avtalte materialet foreligger, og at referansene er forståelige. Hold utgitte dokumenter adskilt fra utkast og utgåtte anvisninger. Lag en dokumentliste som leder mottakeren fra konstruksjonsavsnittet til registreringen uten å måtte lete i personlige mapper. Vis overleveringsdatoen og punktene som fortsatt er åpne.

Gjennomgangen bør skje løpende. Hvis dere først etterspør materialet ved overleveringen, kan skjult arbeid være vanskelig å kontrollere. Beskriv dokumentasjonshull presist, og få dem vurdert i den konkrete saken. Ikke gjenskap et kontrollresultat som aldri ble registrert, og ikke forvent at et senere bilde kan avklare alle forhold.

Send det gjeldende kontrollgrunnlaget, dokumentlisten, leveranseplanen for underentreprenørene og de åpne spørsmålene til KS Danmark. Vi kan drøfte hjelp med kontrollplaner, kontrollrapporter og as built-dokumentasjon innenfor et avtalt oppdrag. Beskriv hva som allerede er utført, og hvilke aktiviteter som står for tur, slik at gjennomgangen kan rettes mot de praktiske behovene.

Avtal leveranser og oppdragets grenser før arbeidet begynner. Dokumentasjonsbistand, uavhengig kontroll og den sertifiserte statikerens rolle er forskjellige oppgaver. KS Danmark lover ikke godkjenning på vegne av andre fagpersoner. En tydelig avtale viser både hvilken hjelp prosjektet får, og hvilke opplysninger teamet selv må levere.