Beskrivelse
I en hovedentreprise konstaterte KS Danmark at prosjektgrunnlaget var strukturert med et stort antall konstruksjonsavsnitt.
Inndelingen kunne ved første øyekast virke logisk sett fra prosjekteringssiden, men i utførelses- og kontrollfasen hadde strukturen en praktisk konsekvens: Et stort antall konstruksjonsavsnitt kunne føre til tilsvarende flere separate kontroll- og dokumentasjonsforløp.
Det betydde mer administrasjon for både de utførende, kontrollørene og de rådgiverne som senere skulle motta og gå gjennom dokumentasjonen.
Utfordringen
Et konstruksjonsavsnitt er ikke bare en overskrift i prosjektmaterialet. Inndelingen har betydning for hvordan kontroll og dokumentasjon struktureres gjennom prosjektet.
Hvis prosjektet deles inn i flere konstruksjonsavsnitt enn nødvendig, kan det føre til en unødvendig tung dokumentasjonsprosess med flere separate rapporter og gjentakelser i kontrollarbeidet.
KS Danmark vurderte derfor om noen av de beskrevne konstruksjonsavsnittene faglig sett kunne håndteres på en mer hensiktsmessig måte.
Løsningen
KS Danmark tok dialogen med den relevante ingeniøren om strukturen.
Gjennomgangen viste at noen av forholdene som var opprettet som selvstendige konstruksjonsavsnitt, kunne struktureres som kontrollavsnitt under et relevant konstruksjonsavsnitt, der dette var faglig mulig og kunne aksepteres innenfor prosjektets kontrollgrunnlag.
Det endret ikke at de relevante kontrollene fortsatt skulle utføres og dokumenteres. Det endret derimot måten dokumentasjonen ble organisert på.
Resultatet var en enklere struktur med færre selvstendige dokumentasjonsforløp.
Resultatet
Den justerte strukturen reduserte antallet separate rapporter som skulle utarbeides og deretter behandles.
Den utførende fikk færre separate rapporteringsforløp, kontrollfunksjonen fikk en mer samlet struktur for dokumentasjonen, og ingeniøren/statikeren fikk færre separate rapporter å motta og gå gjennom.
Dermed kunne prosjektet oppnå en administrativ og økonomisk besparelse uten å redusere de kontrollene som var nødvendige for det konkrete prosjektet.
Kontrollen skal være tilstrekkelig – men strukturen trenger ikke være unødvendig tung
Casen illustrerer hvorfor det kan lønne seg å se på DS1140-strukturen før dokumentasjonsarbeidet for alvor begynner.
Det handler ikke om å fjerne nødvendige kontroller. Det handler om å sikre at konstruksjonsavsnitt, kontrollavsnitt og dokumentasjonsstruktur er bygget opp på en hensiktsmessig måte i forhold til det konkrete prosjektet.
En relativt tidlig gjennomgang kan derfor ha betydning for både tidsbruk, administrasjon og kostnader gjennom resten av kontrollprosessen.
Har dere fått et prosjekt med mange konstruksjonsavsnitt, kan KS Danmark gå gjennom prosjektets kontroll- og dokumentasjonsstruktur og identifisere forhold der det kan være grunnlag for en mer hensiktsmessig oppbygning.
Eventuelle endringer skal skje på et faglig forsvarlig grunnlag og i dialog med de relevante prosjekterende.
Kontakt KS Danmark før kontroll- og rapporteringsarbeidet er satt fullt i gang.
Om casen: Casen er basert på en konkret hovedentreprise der KS Danmark bisto med DS1140. Prosjektet og de involverte partene er anonymisert. Den endrede strukturen ble håndtert i dialog med den relevante ingeniøren.
