Beschrijving
Bij een hoofdaanneming stelde KS Danmark vast dat de projectbasis was gestructureerd met een groot aantal constructiesecties.
De indeling kon vanuit de ontwerpkant op het eerste gezicht logisch lijken, maar in de uitvoerings- en controlefase had de structuur een praktisch gevolg: Een groot aantal constructiesecties kon leiden tot evenzoveel meer afzonderlijke controle- en documentatietrajecten.
Dat betekende meer administratie voor zowel de uitvoerende partijen, de controleurs als de adviseurs die de documentatie daarna moesten ontvangen en doornemen.
De uitdaging
Een constructiesectie is niet zomaar een kop in het projectmateriaal. De indeling is van belang voor hoe controle en documentatie gedurende het project worden gestructureerd.
Wordt het project in meer constructiesecties opgedeeld dan nodig, dan kan dat leiden tot een onnodig zwaar documentatieproces met meer afzonderlijke rapporten en herhalingen in het controlewerk.
KS Danmark beoordeelde daarom of sommige van de beschreven constructiesecties vakinhoudelijk op een doelmatigere manier konden worden afgehandeld.
De oplossing
KS Danmark ging over de structuur in gesprek met de betreffende ingenieur.
De doorlichting toonde aan dat sommige onderdelen die als zelfstandige constructiesecties waren opgezet, konden worden gestructureerd als controlesecties onder een relevante constructiesectie, waar dit vakinhoudelijk mogelijk was en binnen de controlebasis van het project kon worden geaccepteerd.
Dat veranderde niets aan het feit dat de relevante controles nog steeds moesten worden uitgevoerd en gedocumenteerd. Het veranderde wel de manier waarop de documentatie werd georganiseerd.
Het resultaat was een eenvoudigere structuur met minder zelfstandige documentatietrajecten.
Het resultaat
De aangepaste structuur verminderde het aantal afzonderlijke rapporten dat moest worden opgesteld en daarna behandeld.
De uitvoerende partij kreeg minder afzonderlijke rapportagetrajecten, de controlefunctie kreeg een meer samenhangende structuur voor de documentatie, en de ingenieur/constructeur kreeg minder afzonderlijke rapporten om te ontvangen en door te nemen.
Daarmee kon het project een administratieve en financiële besparing realiseren zonder de controles te verminderen die voor het concrete project nodig waren.
Controle moet toereikend zijn – maar de structuur hoeft niet onnodig zwaar te zijn
De case laat zien waarom het loont om naar de DS1140-structuur te kijken voordat het documentatiewerk echt begint.
Het gaat er niet om noodzakelijke controles te schrappen. Het gaat erom ervoor te zorgen dat constructiesecties, controlesecties en documentatiestructuur doelmatig zijn opgebouwd in verhouding tot het concrete project.
Een relatief vroege doorlichting kan daarom van belang zijn voor zowel tijdsbesteding, administratie als kosten gedurende de rest van het controleproces.
Heeft u een project met veel constructiesecties, dan kan KS Danmark de controle- en documentatiestructuur van het project doorlichten en aspecten identificeren waar er basis kan zijn voor een doelmatigere opbouw.
Eventuele wijzigingen moeten plaatsvinden op een vakinhoudelijk verantwoorde basis en in overleg met de betreffende ontwerpers.
Neem contact op met KS Danmark voordat het controle- en rapportagewerk volledig op gang is gekomen.
Over de case: De case is gebaseerd op een concrete hoofdaanneming waarbij KS Danmark ondersteunde met DS1140. Het project en de betrokken partijen zijn geanonimiseerd. De gewijzigde structuur werd afgehandeld in overleg met de betreffende ingenieur.
