Documentazione in edilizia – dal contratto alla consegna

Già nella fase di gara e di offerta si crea una parte sostanziale della base del futuro progetto edilizio. Documenti di gara, offerte, riserve, capitolati, disegni, modelli e successivi chiarimenti possono incidere su ciò che le parti hanno effettivamente concordato. L'importante non è soltanto conservare i documenti, ma sapere quali documenti sono validi e che cosa significano per l'esecuzione successiva.

AB 18, ABT 18 e ABR 18 sono condizioni contrattuali standardizzate – non leggi – che si applicano solo se sono state concordate tra le parti (§ 1, stk. 1). Le deroghe valgono solo se nel contratto è indicato in modo chiaro ed espresso su quali punti si deroga (§ 1, stk. 2). Prima di firmare il contratto occorre avere chiari i documenti validi e il loro ordine di prevalenza, le deroghe, la responsabilità di progettazione e le interfacce, le revisioni, le modifiche, gli obblighi di preavviso, i requisiti di controllo e di documentazione, le scadenze e la consegna.

AB 18 § 6, stk. 3 (ABT 18 § 6, stk. 3) stabilisce un ordine di prevalenza tra i documenti contrattuali in caso di contrasto reciproco, ma non risolve i contrasti all'interno dello stesso tipo di documento – ad esempio tra un disegno e un capitolato. È quindi consigliabile concordare un ordine di prevalenza specifico per il progetto.

Un errore classico è concentrarsi su prezzo e prestazione, trascurando le clausole che spostano il rischio, la responsabilità o l'obbligo di documentazione.

Il contratto disciplina i rapporti tra le parti, ma non può di per sé rendere una costruzione conforme alle norme pubbliche se i pertinenti requisiti di diritto pubblico non sono soddisfatti. Ai sensi della legge danese sull'edilizia (byggeloven) § 17, stk. 1, spetta in ogni momento al proprietario rimediare alle situazioni in contrasto con la normativa edilizia.

Quando i lavori iniziano, la documentazione diventa parte della gestione pratica. Disegni, capitolati, modelli e istruzioni tecniche devono poter essere collegati al lavoro effettivamente eseguito. Un lavoro può essere eseguito a regola d'arte ed essere comunque sbagliato, se è stato eseguito sulla base di una revisione superata.

Una checklist standard è un buon punto di partenza, ma non documenta di per sé che il lavoro concreto sia stato eseguito correttamente. Un controllo utilizzabile dovrebbe mostrare:

• che cosa è stato controllato
• rispetto a quale base progettuale è stato controllato
• quale criterio di accettazione si applicava
• quando è stato eseguito il controllo
• quale è stato il risultato
• chi ha eseguito il controllo

L'obiettivo è una documentazione tracciabile.

Per le strutture portanti, il capitolo 28 del BR18 stabilisce requisiti concreti per la documentazione, a seconda della classe costruttiva dell'edificio (KK1-KK4). La documentazione finale deve essere conforme all'edificio completato – comprese le modifiche avvenute durante la progettazione e l'esecuzione (BR18 § 494, stk. 3).

La documentazione statica è composta dalla documentazione strutturale (A1-A5, tra cui A4 Modifiche strutturali (in danese «Konstruktionsændringer») e A5 Struttura come eseguita (in danese «Konstruktion som udført»)) e dalla documentazione di progetto (B1-B3, tra cui B2 Piano di controllo statico (in danese «Statisk kontrolplan») e B3 Rapporto di controllo statico (in danese «Statisk kontrolrapport») sia per la progettazione sia per l'esecuzione), cfr. BR18 §§ 501-502.

Per le strutture portanti, il capitolo 30 del BR18 (§§ 523-528) stabilisce requisiti per il controllo sia della documentazione sia dell'esecuzione. Nella classe costruttiva 1 è richiesto soltanto l'autocontrollo; nelle classi costruttive 2-4 è richiesto anche il controllo indipendente e nella classe costruttiva 4, inoltre, il controllo di terza parte.

Il controllo deve essere eseguito sulla base di piani di controllo completi, aggiornati in modo continuo, e le non conformità riscontrate devono essere trattate (BR18 § 523).

BR18 § 527, stk. 6 rimanda alla DS 1140, Esecuzione di strutture portanti – Controllo generale (in danese «Udførelse af bærende konstruktioner – Almen kontrol»), per la determinazione del livello di controllo del controllo generale dell'esecuzione. Il controllo speciale è invece stabilito durante la progettazione secondo la DS/EN 1990 DK NA. L'ordinaria assicurazione della qualità e il controllo secondo il capitolo 30 del BR18 e la DS 1140 non sono quindi automaticamente la stessa cosa.

Una modifica dovrebbe essere tracciabile:

• Che cosa è stato modificato?
• Perché?
• Chi ha avviato la modifica?
• Quale documento è stato modificato?
• Quale revisione è valida ora?
• La modifica incide su tempi, costi o documentazione?

Un processo utilizzabile segue questi passaggi:

1. Osservazione
2. Requisito/riferimento
3. Valutazione
4. Azione
5. Documentazione
6. Controllo
7. Chiusura

Una fotografia di un errore documenta l'osservazione, ma non necessariamente ciò che è accaduto in seguito.

A seconda del progetto, la documentazione di consegna può comprendere assicurazione della qualità, rapporti di controllo, prove, documentazione di prodotti e materiali, as-built, documentazione statica, documentazione antincendio, manuali di esercizio e manutenzione (D&V) nonché i difetti registrati e la loro eliminazione. La documentazione dovrebbe essere completata progressivamente – non ricostruita poco prima della consegna.

Nelle classi costruttive 2-4, con la dichiarazione di fine lavori (in danese «færdigmelding») devono essere presentate, tra l'altro, la dichiarazione finale dell'ingegnere strutturista certificato (statiker) e una dichiarazione attestante che il controllo generale dell'esecuzione è stato effettuato e che le non conformità sono state trattate (BR18 §§ 41 e 499).

Dovrebbe essere possibile documentare:

• che cosa è stato riscontrato
• quando
• quale requisito si sostiene sia stato violato
• quando e a chi è stata presentata la contestazione
• che cosa è stato concordato sull'eliminazione del difetto
• se l'eliminazione del difetto è stata controllata

Secondo l'AB 18, il committente convoca l'ispezione entro 1 anno dalla consegna e di nuovo prima che siano trascorsi 5 anni dalla consegna (AB 18 §§ 56-57; ABT 18 §§ 54-55).

I periodi di responsabilità contrattuale, la contestazione e la prescrizione vera e propria devono essere tenuti distinti:

• Contestazione: un difetto che si manifesta dopo la consegna deve essere comunicato per iscritto entro un termine ragionevole da quando è stato o avrebbe dovuto essere scoperto (AB 18 § 49, stk. 2; ABT 18 § 47, stk. 2).
• Periodo di responsabilità: le pretese derivanti da difetti devono essere avanzate entro 5 anni dalla consegna (AB 18 § 55; ABT 18 § 53). Il termine è assoluto, ma non si applica, tra l'altro, in caso di condotta gravemente negligente o se alla consegna si constata che l'assicurazione della qualità concordata è venuta meno in modo sostanziale.
• Prescrizione: il termine previsto dalla legge danese sulla prescrizione (in danese «Forældelsesloven») è di 3 anni e decorre al più presto dal momento in cui il difetto è stato o avrebbe dovuto essere scoperto – tuttavia la prescrizione interviene al più tardi 10 anni dopo l'inadempimento (Forældelsesloven §§ 2-3).

Il contratto concreto, la contestazione e la legge sulla prescrizione devono essere valutati nel loro insieme.

In un progetto edilizio ben documentato si dovrebbe poter rispondere in ogni momento a queste domande:

La documentazione più solida nasce di norma contemporaneamente all'attività che deve documentare. Una catena documentale coerente permette di seguire la costruzione:

1. Requisito
2. Contratto
3. Progetto
4. Esecuzione
5. Controllo
6. Modifica
7. Consegna