Beskrivelse
På en hovedentreprise konstaterede KS Danmark, at projektgrundlaget var struktureret med et stort antal konstruktionsafsnit.
Opdelingen kunne umiddelbart virke logisk set fra projekteringssiden, men i udførelses- og kontrolfasen havde strukturen en praktisk konsekvens: Et stort antal konstruktionsafsnit kunne medføre tilsvarende flere separate kontrol- og dokumentationsforløb.
Det betød mere administration for både de udførende, kontrollanterne og de rådgivere, der efterfølgende skulle modtage og gennemgå dokumentationen.
Udfordringen
Et konstruktionsafsnit er ikke blot en overskrift i projektmaterialet. Opdelingen har betydning for, hvordan kontrol og dokumentation struktureres gennem projektet.
Hvis projektet opdeles i flere konstruktionsafsnit end nødvendigt, kan det medføre en unødigt tung dokumentationsproces med flere separate rapporter og gentagelser i kontrolarbejdet.
KS Danmark vurderede derfor, om nogle af de beskrevne konstruktionsafsnit fagligt kunne håndteres på en mere hensigtsmæssig måde.
Løsningen
KS Danmark tog dialogen med den relevante ingeniør om strukturen.
Gennemgangen viste, at nogle af de forhold, der var oprettet som selvstændige konstruktionsafsnit, kunne struktureres som kontrolafsnit under et relevant konstruktionsafsnit, hvor dette var fagligt muligt og kunne accepteres inden for projektets kontrolgrundlag.
Det ændrede ikke på, at de relevante kontroller fortsat skulle udføres og dokumenteres. Det ændrede derimod måden, dokumentationen blev organiseret på.
Resultatet var en mere enkel struktur med færre selvstændige dokumentationsforløb.
Resultatet
Den justerede struktur reducerede antallet af separate rapporter, der skulle udarbejdes og efterfølgende behandles.
Den udførende fik færre separate rapporteringsforløb, kontrolfunktionen fik en mere samlet struktur for dokumentationen, og ingeniøren/statikeren fik færre separate rapporter at modtage og gennemgå.
Dermed kunne projektet opnå en administrativ og økonomisk besparelse uden at reducere de kontroller, der var nødvendige for det konkrete projekt.
Kontrol skal være tilstrækkelig – men strukturen behøver ikke være unødigt tung
Casen illustrerer, hvorfor det kan betale sig at se på DS1140-strukturen, inden dokumentationsarbejdet for alvor begynder.
Det handler ikke om at fjerne nødvendige kontroller. Det handler om at sikre, at konstruktionsafsnit, kontrolafsnit og dokumentationsstruktur er opbygget hensigtsmæssigt i forhold til det konkrete projekt.
En relativt tidlig gennemgang kan derfor have betydning for både tidsforbrug, administration og omkostninger gennem resten af kontrolprocessen.
Har I fået et projekt med mange konstruktionsafsnit, kan KS Danmark gennemgå projektets kontrol- og dokumentationsstruktur og identificere forhold, hvor der kan være grundlag for en mere hensigtsmæssig opbygning.
Eventuelle ændringer skal ske på et fagligt forsvarligt grundlag og i dialog med de relevante projekterende.
Kontakt KS Danmark, inden kontrol- og rapporteringsarbejdet er sat fuldt i gang.
Om casen: Casen er baseret på en konkret hovedentreprise, hvor KS Danmark bistod med DS1140. Projektet og de involverede parter er anonymiseret. Den ændrede struktur blev håndteret i dialog med den relevante ingeniør.
