DS1140 a wykonawca: kto odpowiada za co?

Samokontrola nie należy do obowiązków statyka ani inwestora – to bieżąca kontrola, którą wykonawca prowadzi w miarę postępu prac, na podstawie punktów kontrolnych i poziomu kontroli określonych w planie B2.

W praktyce oznacza to, że poszczególny wykonawca branżowy – cieśla, murarz, firma betoniarska czy inni – odpowiada za sprawdzanie własnej pracy na bieżąco, a nie dopiero wtedy, gdy praca jest ukończona i oceniana przez innych.

Bez bieżącej dokumentacji B3 nikt – ani statyk, ani ewentualny niezależny kontroler – nie jest w stanie stwierdzić, czy samokontrola faktycznie się odbyła. Dlatego B3 zwykle staje się miejscem, w którym widać źle wypełnianą odpowiedzialność – niezależnie od tego, jak dobre jest samo wykonawstwo.

Wykonawca, który wykonał pracę prawidłowo, ale jej nie udokumentował, jest w praktyce w takiej samej sytuacji jak ten, który w ogóle niczego nie sprawdził – bo nie ma czego pokazać statykowi.

Najczęstszym błędem jest nieformalny podział odpowiedzialności między kilka osób na budowie, z których żadna nie ma pełnego obrazu. Zdarza się to zwykle na większych budowach z wieloma wykonawcami branżowymi, gdzie nikt w naturalny sposób nie przejmuje odpowiedzialności za łączną dokumentację B3.

Gdy plan B2 od początku wskazuje osobę odpowiedzialną za każdy punkt kontrolny, takiej sytuacji można uniknąć, ponieważ jest jasne, kto ma co dostarczyć – i kogo pytać, jeśli czegoś brakuje.

W przypadku każdego punktu kontrolnego, za który odpowiada, wykonawca ma przeprowadzić kontrolę zgodnie z rodzajem i poziomem kontroli określonymi w planie B2 oraz udokumentować wynik z datą, osobą wykonującą i jednoznacznym rezultatem – zatwierdzono albo opisane odstępstwo.

Nie wystarczy prawidłowo przeprowadzić kontrolę, jeśli nie zostanie ona też udokumentowana w sposób, który statyk może później prześledzić. Dokumentacja jest taką samą częścią zadania jak same prace kontrolne.

Kilku wykonawców może bez problemu odpowiadać za własne punkty kontrolne, o ile plan B2 jasno wskazuje, kto za co odpowiada. Należy unikać sytuacji, w której odpowiedzialność za łączną dokumentację B3 swobodnie krąży między stronami bez ustalonego procesu zbierania poszczególnych wkładów w jednym miejscu.

Na jednej budowie z trzema wykonawcami branżowymi – cieślą, murarzem i hydraulikiem – nie było jasne, kto odpowiada za udokumentowanie kontroli połączenia, przy którym pracowały wszystkie trzy branże. W efekcie żaden z nich nie udokumentował tego punktu wystarczająco, ponieważ każda ze stron zakładała, że zajmie się tym ktoś inny.

Gdy statyk przeglądał raport B3, wychwycił lukę, a sprawa została opóźniona, ponieważ trzy strony musiały uzgodnić, kto faktycznie co zrobił – sytuacji tej można było uniknąć, gdyby plan B2 wskazywał jedną odpowiedzialną stronę dla tego konkretnego punktu.

Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest przejrzenie planu B2 wspólnie ze wszystkimi zaangażowanymi wykonawcami branżowymi przed rozpoczęciem prac i konkretne uzgodnienie, kto odpowiada za każdy punkt kontrolny obejmujący więcej niż jedną branżę. Wyjaśnienie tego z góry zajmuje niewiele czasu, a może później zaoszczędzić dużo czasu i sporów.

Niewystarczająca samokontrola może mieć znaczenie, jeśli później powstanie spór o jakość budynku. Bez dokumentacji potwierdzającej, że kontrola została faktycznie przeprowadzona, wykonawcy może być trudno udowodnić, że prace wykonano zgodnie z wymaganiami – nawet jeśli w rzeczywistości wykonano je prawidłowo.

To kolejny powód, by nie traktować dokumentacji jako formalności administracyjnej, lecz jako część ochrony, jaką wykonawca ma dla siebie na wypadek późniejszego sporu.

Na budowach z rotacją pracowników warto mieć stałą procedurę zapoznawania nowych osób z tym, za które punkty kontrolne odpowiadają i jak należy prowadzić dokumentację. Bez niej istnieje ryzyko, że wcześniej jasno przypisana odpowiedzialność stanie się niejasna, gdy nowa osoba przejmie zadanie w trakcie.

Krótkie omówienie odpowiednich części planu B2 przy przyjściu nowych pracowników to prosty sposób, by nie stało się to później źródłem luk w raporcie B3.

Odpowiedzialność za przeprowadzenie i udokumentowanie kontroli nie musi być tożsama z odpowiedzialnością za same prace budowlane – na przykład brygadzista może ponosić ogólną odpowiedzialność za dokumentację kontroli, choć prace fizyczne wykonuje inny pracownik. To rozróżnienie powinno być jasno zapisane w planie B2, aby nie było wątpliwości, kto faktycznie odpowiada, jeśli brakuje punktu kontrolnego.

Jeśli przy części prac zatrudnia się pracowników sezonowych lub tymczasowych, szczególnie ważne jest zapewnienie im krótkiego, jasnego wprowadzenia do wymogów dokumentacyjnych przed rozpoczęciem pracy na budowie, zamiast zakładać, że nauczą się tego w trakcie. W tej grupie statystycznie częściej powstają luki w dokumentacji – po prostu dlatego, że mają mniej czasu na poznanie procesu.

Gdy prace wykonuje się w akordzie, a kilku pracowników dzieli wspólne zadanie, szczególnie ważne jest wskazanie, kto odpowiada za udokumentowanie kontroli każdego punktu, zamiast zakładać, że „ekipa” się tym zajmie. Praca w akordzie w praktyce zwykle sprawia, że podział odpowiedzialności staje się mniej, a nie bardziej jasny – chyba że zostanie wyraźnie ustalony od początku.

Jeśli brygadzista lub osoba odpowiedzialna za dokumentację kontroli zmienia się w trakcie projektu, nowa osoba potrzebuje konkretnego przekazania informacji o tym, jak daleko posunęła się dokumentacja i które punkty pozostają otwarte – a nie tylko ogólnego wprowadzenia do projektu. Bez takiego konkretnego przekazania istnieje realne ryzyko, że już przeprowadzone kontrole zostaną udokumentowane podwójnie albo że niektóre punkty całkowicie umkną.

Poza wewnętrznym podziałem odpowiedzialności w planie B2 warto, aby ogólny podział odpowiedzialności za DS1140 był określony w samej umowie o roboty budowlane, zwłaszcza gdy zaangażowani są podwykonawcy. Daje to jasny, prawnie ugruntowany punkt wyjścia, jeśli później pojawią się wątpliwości, kto odpowiadał za konkretne zadanie dokumentacyjne.

Na koniec projektu opłaca się krótko przeanalizować, jak odpowiedzialność za dokumentację kontroli faktycznie sprawdziła się w praktyce – gdzie wszystko szło gładko, a gdzie pojawiło się zamieszanie. Taka analiza niewiele kosztuje i często ujawnia drobną poprawkę procesu, która w kolejnym projekcie zaoszczędzi znacznie więcej czasu, niż kosztuje jej znalezienie teraz.

Jeśli podwykonawca korzysta z własnego systemu dokumentacji zamiast systemu generalnego wykonawcy, warto wcześnie uzgodnić, w jaki dokładnie sposób jego zapisy zostaną włączone do łącznego raportu B3, zamiast odkryć przy przekazaniu, że pod presją czasu trzeba pogodzić dwa niezgodne formaty.

Jeśli spory o to, kto odpowiadał za dany punkt kontrolny, powtarzają się w kolejnych projektach, warto sprawdzić, czy bazowy szablon planu B2 konsekwentnie przypisuje odpowiedzialność wystarczająco jasno, zamiast traktować każdy spór jako jednorazowy. Drobna poprawka sformułowań na poziomie szablonu często przerywa schemat, który w przeciwnym razie powtarzałby się w projekcie za projektem.