DS1140 pääurakoitsijoille ja dokumentaation koordinointi

Kun työskentelet DS1140:n parissa pääurakoitsijana, eri ammattialojen sovittujen kirjausten on voitava muodostaa yhtenäinen luovutusaineisto. Selvitä ensin, kuka toimittaa perusteet, kuka tekee tarkastuksen ja kuka käy dokumentaation läpi. KS Danmark voi auttaa dokumentointityössä sovitun toimeksiannon puitteissa. Vastuunjako määräytyy hankkeen ja sopimusten mukaan; dokumentointiapu ei automaattisesti ota hoitaakseen kaikkia suunnittelu-, toteutus- tai sertifiointitehtäviä.

Lähde liikkeelle hankkeen voimassa olevista dokumentointivaatimuksista ja työpaketeista. Ilmoita jokaisen toimituksen osalta vastuullinen yritys, odotettu asiakirja, vastaanottaja ja määräaika. Kuvaa tehtävä niin, että työnjohtaja voi toimia sen pohjalta. Yleinen pyyntö lähettää laadunvarmistusaineistoa johtaa helposti erilaisiin tulkintoihin. Liitä toimitus asianomaiseen rakenneosaan (konstruktionsafsnit) ja voimassa olevaan ohjeeseen, jotta on selvää, mitä rakennuksen osaa se koskee.

Sovi myös muodosta ennen kuin kirjaaminen alkaa. Kerro, miten sijainnit, piirustusviittaukset ja revisiot merkitään. Yhteinen rakenne helpottaa aineiston läpikäyntiä ilman, että kaikkia tiedostoja tarvitsee nimetä uudelleen luovutuksessa. Pidä selvittämättömät vaatimukset näkyvillä ja ohjaa kysymykset henkilölle, joka voi selventää perusteet.

Dokumentaatio muuttuu usein epäselväksi, kun yhden ammattialan työ on edellytys seuraavalle. Asennus voi esimerkiksi peittyä ennen kuin suunniteltu tarkastus on tehty. Käy rajapinnat läpi suunnitteluvaiheessa ja selvitä, mitkä työvaiheet vaativat läpikäynnin ennen kuin työ jatkuu. Ajankohdan ja tarkastuksen laajuuden on noudatettava hankkeen vaatimuksia, ei verkkosivuston yleistä luetteloa.

Kaksi työpakettia voi käyttää samasta aukosta eri nimiä. Sovi yhteinen sijaintiviittaus ja tee piirustuksen revisio selväksi. Esimerkki koskee koordinointia eikä määritä aukolle teknistä hyväksymisrajaa. Kirjaa selvittämättömät rajapinnat vastuuhenkilöineen ja konkreettisine seuraavine toimenpiteineen.

Aineistoa läpi käydessään pääurakoitsijan on löydettävä kirjaus, joka vastaa kyseiseen suunniteltuun tarkastukseen. Tarkista tarkastusviite, sijainti, päivämäärä, tarkastuksen tehnyt henkilö ja tulos. Pyydä selitystä, jos kuvakokoelmaa ei ole liitetty työvaiheeseen. Useampi tiedosto ei välttämättä tee puutteellisen toimituksen arvioinnista helpompaa.

B2-tarkastussuunnitelma kuvaa tehtävän tarkastuksen, kun taas B3-tarkastusraportti dokumentoi sen toteutuksen ja tuloksen. Pidä viittaukset näiden kahden asiakirjan välillä johdonmukaisina. Se tekee läpikäynnistä selkeämmän. Tarkastustapa, tarkastustaso ja tarkastuksen laajuus on edelleen selvitettävä kyseisen hankkeen ja sen voimassa olevien perusteiden pohjalta.

Kun hankeaineisto muuttuu, selvitä, mihin työpaketteihin ja suunniteltuihin tarkastuksiin muutos vaikuttaa. Merkitse uusi viite ja tiedota asianomaisille työryhmille. Älä kirjoita aiemman havainnon päälle vain siksi, että piirustusta on myöhemmin muutettu. Säilytä kirjaus ja lisää päivätty selitys, jatkotoimenpide tai korjaus, jota hankkeen menettely edellyttää.

Käytä avointen kohtien luetteloa, joka erottaa toisistaan puuttuvan dokumentaation, tekniset poikkeamat ja vastaamattomat hankekysymykset. Ne vaativat erilaisia toimenpiteitä. Anna jokaiselle kohdalle vastuuhenkilö ja realistinen määräaika. Tila ”odottaa tietoja” auttaa vain, jos siitä käy ilmi myös, kenen on toimitettava tiedot.

Tarkista ennen luovutusta, että sovittu aineisto on mukana ja että viittaukset ovat ymmärrettäviä. Pidä julkaistut asiakirjat erillään luonnoksista ja vanhentuneista ohjeista. Laadi asiakirjaluettelo, joka auttaa vastaanottajaa pääsemään rakenneosasta kirjaukseen ilman, että tämän tarvitsee etsiä henkilökohtaisista kansioista. Näytä luovutuspäivä ja edelleen avoimet kohdat.

Läpikäynnin pitäisi tapahtua jatkuvasti. Jos pyydät aineistoa vasta luovutuksessa, peittyneen työn tarkastaminen voi olla vaikeaa. Kuvaa dokumentaatioaukot tarkasti ja anna ne arvioitaviksi kyseisessä tapauksessa. Älä luo jälkikäteen tarkastustulosta, jota ei koskaan kirjattu, äläkä odota, että myöhemmin otettu valokuva voi selvittää kaikki seikat.

Lähetä KS Danmarkille voimassa olevat tarkastusperusteet, asiakirjaluettelo, aliurakoitsijoiden toimitussuunnitelma ja avoimet kysymykset. Voimme keskustella avusta tarkastussuunnitelmien, tarkastusraporttien ja as built -dokumentaation laatimisessa sovitun toimeksiannon puitteissa. Kuvaa, mitä on jo tehty ja mitkä työvaiheet ovat seuraavina vuorossa, jotta läpikäynti voidaan kohdistaa käytännön tarpeisiin.

Sovi toimitukset ja toimeksiannon rajat ennen työn aloittamista. Dokumentointiapu, riippumaton tarkastus ja sertifioidun rakennesuunnittelijan rooli ovat eri tehtäviä. KS Danmark ei lupaa hyväksyntää muiden ammattilaisten puolesta. Selkeä sopimus osoittaa sekä sen, millaista apua hanke saa, että sen, mitkä tiedot tiimin on itse toimitettava.