DS1140 aliurakoitsijoille ja urakkakokonaisuuden dokumentaatio

Kun työskentelet DS1140:n parissa aliurakoitsijana, aineistosta on käytävä ilmi, mitä työryhmä on tarkastanut, missä työ on tehty ja mitä perusteita käytettiin. Sovi tarkastusvaatimukset ja luovutustapa ennen työvaihetta. KS Danmark voi auttaa dokumentoinnissa sovitun toimeksiannon puitteissa. Kirjausten on silti kuvattava todellinen työ ja tulos; täytetty mallipohja ei sinänsä todista, että tarkastus on tehty.

Hanki voimassa olevat ohjeet ja se osa tarkastussuunnitelmasta, joka koskee omaa työtäsi. Tarkista, että työnjohtaja löytää rakenneosan (konstruktionsafsnit), piirustuksen revision ja vaaditun kirjauksen. Esitä konkreettinen kysymys hankkeen perusteista vastaavalle henkilölle, jos jokin vaatimus on epäselvä. Työryhmän ei pidä määrittää teknisiä hyväksymiskriteerejä vanhan luettelon tai verkosta löytyneen esimerkin perusteella.

Sovi, miten muutokset välittyvät työntekijöillesi. Sähköpostiin saapunut piirustus ei auta, jos työryhmä käyttää puhelimissaan toista revisiota. Nimeä henkilö, joka vastaanottaa muutokset ja selittää niiden merkityksen urakkakokonaisuudelle. Säilytä vastaanotettu ohje ja päivämäärä, jotta perusteet voidaan myöhemmin käydä läpi.

Käy työvaiheiden järjestys läpi ja tunnista kohdat, joita on myöhemmin vaikea tarkastaa. Sovi vaadittu läpikäynti ja mahdolliset työn keskeytykset hankkeen osapuolten kanssa. Kirjaa tulos, kun työhön vielä pääsee käsiksi. Yleiskuva voi näyttää sijainnin ja lähikuva havainnon. Kirjoita lyhyt selitys, jottei vastaanottajan tarvitse arvata, mitä kuva dokumentoi.

Liitos voi esimerkiksi myöhemmin peittyä pintakerroksen alle. Asianmukaisena ajankohtana tehty kirjaus kertoo yleensä enemmän kuin valokuva valmiista pinnasta. Tarkastusvaatimukset ja tekniset kriteerit määräytyvät hankkeen mukaan. Esimerkki kuvaa kirjauskäytäntöä eikä korvaa liitosta koskevaa konkreettista tarkastusohjetta.

Käytä hankkeen sovittuja sijaintinimiä ja tarkastusviitteitä johdonmukaisesti. Ilmoita työvaihe, päivämäärä, tarkastuksen tehnyt henkilö, tulos ja siihen liittyvä dokumentaatio. Jos mittausta vaaditaan, arvon ja yksikön on käytävä ilmi pelkän OK-merkinnän sijaan. Viittaa ohjeeseen tai piirustukseen, johon arvio perustuu. Lisätiedot voivat olla kirjauksessa tai liitteessä, johon viitataan selkeästi.

Pidä omavalvonta erillään riippumattomasta läpikäynnistä. Näytä, kuka teki minkäkin tehtävän ja milloin. Omavalvonnasta ei automaattisesti tule riippumatonta tarkastusta sillä, että lomake lähetetään toiselle henkilölle. Selvitä hankkeen vaatimukset riippumattomuudelle, pätevyydelle ja läpikäynnille ennen kuin perustat luovutuksen kirjaukseen.

Jos työ poikkeaa perusteista, havainto ja sijainti on kuvattava nopeasti. Liitä mukaan käyttökelpoinen dokumentaatio ja ilmoita, mikä vaatii päätöksen. Erota havainto korjausehdotuksesta. Henkilö, joka voi päättää teknisestä muutoksesta, ei välttämättä ole sama henkilö, joka kirjaa asian työmaalla. Liitä päätös ja jatkotoimenpiteet alkuperäiseen kirjaukseen.

Älä sulje poikkeamaa pelkän lähetetyn sähköpostin perusteella. Kuvaa päätös, se, onko sovittu toimenpide toteutettu, ja mikä dokumentaatio sen osoittaa. Jos jatkotoimenpidettä ei voida tarkastaa, rajoituksen on käytävä ilmi. Lyhyt kuvaus avoimesta asiasta on käyttökelpoisempi kuin suljettu tila ilman perusteita.

Tarkista toimitusluettelon avulla, onko aineisto täydellinen. Varmista, että kuvat ovat luettavia, viittaukset koskevat oikeaa revisiota ja avoimet kohdat ovat selkeitä. Näytä, mitkä asiakirjat on julkaistu ja mitkä odottavat vielä selvitystä. Pääurakoitsijan ei pidä joutua arvaamaan, sisältääkö kansio lopullisen luovutuksen vai työaineistoa.

Säilytä kopio luovutetusta aineistosta päivämäärineen ja vastaanottajineen. Kun vastaanottaja pyytää korjausta, muutoksen on käytävä ilmi seuraavasta versiosta. Älä korvaa aiempaa luovutusta ilman selitystä. Yksinkertainen versioiden kirjaus auttaa molempia osapuolia näkemään, mitä toimitettiin ja mitkä tiedot muuttuivat jälkikäteen.

Jos työ on jo tehty, laadi yleiskatsaus olemassa olevista ja puuttuvista kirjauksista. Säilytä päivätyt muistiinpanot, toimitustiedot ja valokuvat esittämättä niitä tarkastuksina, joita ne eivät dokumentoi. Kerro, voidaanko työ vielä katselmoida paikan päällä. Anna dokumentaatioaukko arvioitavaksi kyseisessä tapauksessa ennen kuin tilaat lisää lomakkeita tai odotat yleisen vakuutuksen riittävän.

Läpikäynti voi tuoda esiin mahdollisuuksia kerätä lisätietoja, mutta niiden soveltuvuus riippuu työvaiheesta ja vaatimuksista. Älä keksi aiempaa tarkastuspäivämäärää. Neuvonantaja tarvitsee totuudenmukaisen kuvauksen voidakseen selittää, mitä voidaan laatia ja mitä toisen ammattilaisen on arvioitava.

Lähetä KS Danmarkille tarkastusperusteet, kuvaus urakkakokonaisuudesta, kirjaukset ja vastaanottajan kommentit. Ilmoita rakennushankkeen vaihe ja seuraava määräaika. Voimme keskustella avusta sovitun dokumentaation jäsentämisessä ja laatimisessa. Aineiston on tehtävä todellisista tarkastuksista ymmärrettäviä ja näytettävä päätökset, jotka vielä puuttuvat.

Selvitä toimeksianto ennen aloitusta. Valokuvien järjestäminen ei ole sama asia kuin tarkastusraportin laatiminen tai riippumaton tarkastus. Laajuus, perusteet ja vastuu on sovittava erikseen. Dokumentointiapu tai mallipohja ei takaa hyväksyntää hankkeen sertifioidulta rakennesuunnittelijalta tai muulta vastaanottajalta.