DS1140 för entreprenörer: vem ansvarar för vad?

Egenkontroll är inte statikerns eller byggherrens ansvar – det är den löpande kontroll som entreprenören utför allteftersom arbetet fortskrider, utifrån de kontrollpunkter och den kontrollnivå som B2-planen anger.

I praktiken innebär det att den enskilda fackentreprenören – snickare, murare, betongentreprenör eller andra – ansvarar för att kontrollera sitt eget arbete medan det utförs, inte först när arbetet är klart och granskas av andra.

Utan löpande B3-dokumentation kan ingen – varken statikern eller en eventuell oberoende kontrollant – se om egenkontrollen faktiskt har ägt rum. Därför blir B3 oftast det ställe där ett dåligt hanterat ansvar blir synligt, oavsett hur bra det faktiska hantverket är.

En entreprenör som utförde arbetet korrekt men inte dokumenterade det är i praktiken i samma situation som en som inte kontrollerade alls – eftersom det inte finns något att visa statikern.

Det vanligaste misstaget är att flera personer på byggarbetsplatsen delar ansvaret informellt, utan att någon av dem har helhetsbilden. Det sker oftast på större byggen med många fackentreprenörer, där ingen enskild person naturligt tar ägarskap för den samlade B3-dokumentationen.

När B2-planen redan från början anger en ansvarig person för varje kontrollpunkt undviks den situationen, eftersom det är tydligt vem som ska leverera vad – och vem man ska fråga om något saknas.

För varje kontrollpunkt som entreprenören ansvarar för förväntas hen utföra kontrollen enligt den kontrolltyp och kontrollnivå som B2-planen anger, och dokumentera resultatet med datum, utförande part och ett tydligt utfall – godkänt eller en beskriven avvikelse.

Det räcker inte att utföra kontrollen korrekt om den inte också dokumenteras på ett sätt som statikern senare kan följa. Dokumentationen är lika mycket en del av uppgiften som själva kontrollarbetet.

Flera entreprenörer kan mycket väl ansvara för sina egna kontrollpunkter, så länge B2-planen tydligt anger vem som ansvarar för vad. Det som måste undvikas är att ansvaret för den samlade B3-dokumentationen flyter fritt mellan parterna utan en fast process för hur de enskilda bidragen samlas på ett ställe.

På ett bygge med tre fackentreprenörer – snickare, murare och VVS-installatör – var det oklart vem som ansvarade för att dokumentera kontrollen av en anslutning där alla tre yrkesgrupperna var inblandade. Resultatet blev att ingen av dem dokumenterade punkten tillräckligt, eftersom varje part utgick från att någon annan skulle sköta det.

När statikern granskade B3-rapporten upptäcktes luckan, och ärendet försenades medan de tre parterna fick enas om vem som faktiskt hade gjort vad – en situation som hade kunnat undvikas om B2-planen hade angett en ansvarig part för just den punkten.

Den mest effektiva lösningen är att gå igenom B2-planen tillsammans med alla inblandade fackentreprenörer innan arbetet börjar, och konkret komma överens om vem som ansvarar för varje kontrollpunkt som berör mer än en yrkesgrupp. Det tar lite tid att reda ut i förväg, men kan spara mycket tid och oenighet senare.

Bristfällig egenkontroll kan få betydelse om det senare uppstår en tvist om en byggnads kvalitet. Utan dokumentation av att kontrollen faktiskt utfördes kan det vara svårt för entreprenören att bevisa att arbetet gjordes enligt kraven – även om det faktiskt gjordes korrekt.

Det är ytterligare ett skäl till att dokumentationen inte ska ses som en administrativ formalitet, utan som en del av det skydd entreprenören har för sig själv om det senare uppstår oenighet.

På byggen med personalomsättning är det klokt att ha en fast rutin för hur nya medarbetare introduceras i vilka kontrollpunkter de ansvarar för och hur dokumentationen ska utföras. Utan den riskerar du att ett ansvar som tidigare var tydligt placerat blir oklart när en ny person tar över en uppgift mitt i arbetet.

En kort genomgång av de relevanta delarna av B2-planen när nya medarbetare börjar är ett enkelt sätt att undvika att det senare blir en källa till luckor i B3-rapporten.

Ansvaret för att utföra och dokumentera kontrollen är inte nödvändigtvis detsamma som ansvaret för själva byggarbetet – en arbetsledare kan till exempel ha det övergripande ansvaret för kontrolldokumentationen, även om en annan yrkesarbetare utför det fysiska arbetet. Den skillnaden bör tydligt framgå av B2-planen, så att det inte råder någon tvekan om vem som faktiskt är ansvarig om en kontrollpunkt saknas.

Om säsongsanställd eller tillfällig personal används för delar av bygget är det särskilt viktigt att se till att de får en kort, tydlig introduktion till dokumentationskravet innan de börjar på byggarbetsplatsen, i stället för att utgå från att de lär sig det under arbetets gång. Den gruppen lämnar statistiskt sett oftare luckor i dokumentationen, helt enkelt för att de har mindre tid att lära sig processen.

När arbetet utförs på ackord, med flera yrkesarbetare som delar på en gemensam uppgift, är det särskilt viktigt att ange vem som ansvarar för att dokumentera kontrollen av varje punkt, i stället för att utgå från att ”laget” tar hand om det. Ackordsarbete gör i praktiken ofta ansvarsfördelningen mindre tydlig, inte mer, om den inte uttryckligen avtalas från början.

Om arbetsledaren eller den person som ansvarar för kontrolldokumentationen byts ut mitt i ett projekt behöver den nya personen en konkret överlämning av hur långt dokumentationen har kommit och vilka punkter som fortfarande är öppna – inte bara en allmän introduktion till projektet. Utan den konkreta överlämningen finns en verklig risk att redan utförda kontroller dokumenteras två gånger, eller att vissa punkter helt faller mellan stolarna.

Utöver B2-planens interna ansvarsfördelning är det en god idé att den övergripande fördelningen av DS1140-ansvaret framgår av själva entreprenadavtalet, särskilt när underentreprenörer är inblandade. Det ger en tydlig, juridiskt förankrad utgångspunkt om det senare uppstår tvekan om vem som ansvarade för en viss dokumentationsuppgift.

I slutet av ett projekt lönar det sig med en kort genomgång av hur ansvaret för kontrolldokumentationen faktiskt fungerade i praktiken – var det gick smidigt och var det uppstod förvirring. Den genomgången är billig att göra och lyfter ofta fram en liten processförbättring som sparar betydligt mer tid i nästa projekt än den kostar att identifiera nu.

Om en underentreprenör använder sitt eget dokumentationssystem i stället för huvudentreprenörens lönar det sig att tidigt komma överens om exakt hur deras registreringar ska föras in i den samlade B3-rapporten, i stället för att vid överlämningen upptäcka att två oförenliga format måste stämmas av under tidspress.

Om tvister om vem som ansvarade för en viss kontrollpunkt återkommer i projekt efter projekt hjälper det att se över om den underliggande mallen för B2-planen genomgående placerar ansvaret tillräckligt tydligt, i stället för att behandla varje tvist som en engångshändelse. En liten formuleringsändring på mallnivå löser ofta ett mönster som annars skulle upprepas projekt efter projekt.