DS1140 för underentreprenörer och dokumentation från arbetspaketet

När ni arbetar med DS1140 som underentreprenör ska materialet visa vad arbetslaget har kontrollerat, var arbetet har utförts och vilket underlag som användes. Kom överens om kontrollkrav och överlämningsväg före aktiviteten. KS Danmark kan hjälpa till med dokumentationen inom ett avtalat uppdrag. Registreringarna ska fortfarande beskriva det faktiska arbetet och resultatet; en ifylld mall bevisar inte i sig att kontrollen har genomförts.

Hämta in de gällande anvisningarna och den del av kontrollplanen som gäller ert arbete. Kontrollera att arbetsledaren kan hitta konstruktionsavsnittet (konstruktionsafsnit), ritningsrevisionen och den registrering som krävs. Ställ en konkret fråga till den som ansvarar för projektunderlaget om ett krav är oklart. Arbetslaget bör inte fastställa tekniska acceptanskriterier utifrån en gammal lista eller ett exempel på nätet.

Kom överens om hur ändringar når fram till er personal. En ritning i en inkorg hjälper inte om arbetslaget använder en annan revision i telefonerna. Utse den person som tar emot ändringar och förklarar vad de betyder för arbetspaketet. Spara den mottagna anvisningen och datumet, så att underlaget kan gås igenom senare.

Gå igenom ordningsföljden mellan aktiviteterna, och hitta de ställen som blir svåra att kontrollera senare. Kom överens med projektets parter om den genomgång som krävs och eventuella stopp i utförandet. Registrera resultatet medan arbetet är åtkomligt. Ett översiktsfoto kan visa placeringen, medan en närbild kan visa observationen. Skriv en kort förklaring, så att mottagaren inte behöver gissa vad bilden dokumenterar.

Ett förband kan till exempel senare bli täckt av ett ytskikt. En registrering från den relevanta tidpunkten säger normalt mer än ett foto av den färdiga ytan. Kontrollkrav och tekniska kriterier följer projektet. Exemplet beskriver registreringspraxis och ersätter inte en konkret kontrollanvisning för förbandet.

Använd projektets avtalade platsbeteckningar och kontrollreferenser konsekvent. Ange aktivitet, datum, den kontrollerande personen, resultat och tillhörande dokumentation. Om en mätning krävs ska värde och enhet framgå i stället för bara ”OK”. Hänvisa till den anvisning eller ritning som bedömningen bygger på. Kompletterande uppgifter kan stå i registreringen eller i en bilaga med en tydlig referens.

Håll egenkontroll åtskild från en oberoende genomgång. Visa vem som utförde vilken uppgift och när. En egenkontroll blir inte automatiskt oberoende kontroll för att blanketten skickas till en annan person. Klargör projektets krav på oberoende, kompetens och genomgång innan ni baserar överlämningen på registreringen.

Om arbetet avviker från underlaget ska observation och placering beskrivas snabbt. Bifoga användbar dokumentation, och ange vad som kräver ett beslut. Skilj observationen från ett förslag till åtgärd. Den person som kan besluta om en teknisk ändring är inte nödvändigtvis den person som registrerar förhållandet på byggarbetsplatsen. Koppla beslutet och uppföljningen till den ursprungliga registreringen.

Stäng inte en avvikelse enbart på grundval av ett skickat mejl. Beskriv beslutet, om den avtalade åtgärden har genomförts och vilken dokumentation som visar det. Om uppföljningen inte kan kontrolleras ska begränsningen framgå. En kort beskrivning av ett öppet förhållande är mer användbar än en avslutad status utan underlag.

Använd leveranslistan för att kontrollera om materialet är komplett. Titta efter läsbara bilder, referenser till den relevanta revisionen och tydliga öppna punkter. Visa vilka dokument som är utfärdade och vilka som fortfarande inväntar klargörande. Huvudentreprenören ska inte behöva gissa om en mapp innehåller en slutlig överlämning eller arbetsmaterial.

Spara en kopia av det överlämnade materialet med datum och mottagare. När mottagaren ber om en rättelse ska ändringen framgå av nästa version. Byt inte ut den tidigare överlämningen utan förklaring. En enkel registrering av versioner hjälper båda parter att se vad som levererades och vilka uppgifter som ändrades i efterhand.

Om arbetet redan är utfört ska ni göra en översikt över befintliga och saknade registreringar. Spara daterade anteckningar, leveransuppgifter och bilder utan att presentera dem som kontroller som de inte dokumenterar. Förklara om arbetet fortfarande kan besiktigas. Få dokumentationsluckan bedömd i det konkreta ärendet innan ni beställer fler blanketter eller räknar med att en allmän försäkran räcker.

Genomgången kan peka på möjligheter att samla in fler uppgifter, men om de är lämpliga beror på aktiviteten och kraven. Hitta inte på ett tidigare kontrolldatum. Rådgivaren behöver en rättvisande beskrivning för att kunna förklara vad som kan tas fram och vad en annan fackperson ska bedöma.

Skicka kontrollunderlaget, en beskrivning av arbetspaketet, registreringarna och mottagarens kommentarer till KS Danmark. Ange byggets skede och nästa tidsfrist. Vi kan diskutera hjälp med struktur och framtagning av den avtalade dokumentationen. Materialet ska göra de faktiska kontrollerna begripliga och visa de beslut som fortfarande saknas.

Klargör uppdraget före start. Att organisera bilder är inte detsamma som att ta fram en kontrollrapport eller utföra oberoende kontroll. Omfattning, underlag och ansvar ska avtalas separat. Varken dokumentationsstöd eller en mall garanterar att projektets certifierade statiker eller en annan mottagare accepterar materialet.