Beskrivning
I en huvudentreprenad konstaterade KS Danmark att projektunderlaget var strukturerat med ett stort antal konstruktionsavsnitt.
Uppdelningen kunde vid första anblick verka logisk från projekteringssidan, men i utförande- och kontrollskedet fick strukturen en praktisk konsekvens: Ett stort antal konstruktionsavsnitt kunde medföra motsvarande fler separata kontroll- och dokumentationsförlopp.
Det innebar mer administration för både de utförande företagen, kontrollanterna och de rådgivare som därefter skulle ta emot och gå igenom dokumentationen.
Utmaningen
Ett konstruktionsavsnitt är inte bara en rubrik i projekthandlingarna. Uppdelningen har betydelse för hur kontroll och dokumentation struktureras genom projektet.
Om projektet delas in i fler konstruktionsavsnitt än nödvändigt kan det medföra en onödigt tung dokumentationsprocess med fler separata rapporter och upprepningar i kontrollarbetet.
KS Danmark bedömde därför om några av de beskrivna konstruktionsavsnitten fackmässigt kunde hanteras på ett mer ändamålsenligt sätt.
Lösningen
KS Danmark tog dialogen med den berörda ingenjören om strukturen.
Genomgången visade att vissa av de delar som hade lagts upp som självständiga konstruktionsavsnitt kunde struktureras som kontrollavsnitt under ett relevant konstruktionsavsnitt, där detta var fackmässigt möjligt och kunde accepteras inom projektets kontrollunderlag.
Det ändrade inte på att de relevanta kontrollerna fortfarande skulle utföras och dokumenteras. Däremot ändrades sättet som dokumentationen organiserades på.
Resultatet blev en enklare struktur med färre självständiga dokumentationsförlopp.
Resultatet
Den justerade strukturen minskade antalet separata rapporter som skulle tas fram och därefter behandlas.
Det utförande företaget fick färre separata rapporteringsförlopp, kontrollfunktionen fick en mer samlad struktur för dokumentationen, och ingenjören/statikern fick färre separata rapporter att ta emot och gå igenom.
Därmed kunde projektet uppnå en administrativ och ekonomisk besparing utan att minska de kontroller som var nödvändiga för det konkreta projektet.
Kontrollen ska vara tillräcklig – men strukturen behöver inte vara onödigt tung
Caset visar varför det kan löna sig att se över DS1140-strukturen innan dokumentationsarbetet kommer i gång på allvar.
Det handlar inte om att ta bort nödvändiga kontroller. Det handlar om att säkerställa att konstruktionsavsnitt, kontrollavsnitt och dokumentationsstruktur är ändamålsenligt uppbyggda i förhållande till det konkreta projektet.
En relativt tidig genomgång kan därför ha betydelse för både tidsåtgång, administration och kostnader genom resten av kontrollprocessen.
Har ni fått ett projekt med många konstruktionsavsnitt kan KS Danmark gå igenom projektets kontroll- och dokumentationsstruktur och identifiera förhållanden där det kan finnas grund för en mer ändamålsenlig uppbyggnad.
Eventuella ändringar ska ske på ett fackmässigt försvarbart underlag och i dialog med de berörda projektörerna.
Kontakta KS Danmark innan kontroll- och rapporteringsarbetet har kommit i gång fullt ut.
Om caset: Caset bygger på en konkret huvudentreprenad där KS Danmark bistod med DS1140. Projektet och de inblandade parterna har anonymiserats. Den ändrade strukturen hanterades i dialog med den berörda ingenjören.
