Dokumentācija būvniecībā – no līguma līdz nodošanai

Jau iepirkuma un piedāvājuma posmā tiek radīta būtiska daļa no vēlākā būvprojekta pamata. Iepirkuma dokumentācija, piedāvājumi, atrunas, apraksti, rasējumi, modeļi un vēlākie precizējumi var ietekmēt to, par ko puses patiesībā ir vienojušās. Svarīgi ir ne tikai saglabāt dokumentus, bet arī zināt, kuri dokumenti ir spēkā un ko tie nozīmē turpmākajai būvdarbu izpildei.

AB 18, ABT 18 un ABR 18 ir standartizēti līguma noteikumi – nevis likums –, kas piemērojami tikai tad, ja puses par tiem ir vienojušās (§ 1, stk. 1). Atkāpes ir spēkā tikai tad, ja līgumā skaidri un nepārprotami norādīts, kuros punktos no noteikumiem atkāpjas (§ 1, stk. 2). Pirms līguma parakstīšanas jābūt skaidrībai par spēkā esošajiem dokumentiem un to prioritāti, atkāpēm, projektēšanas atbildību un saskarnēm, versijām, izmaiņām, brīdināšanu, kontroles un dokumentācijas prasībām, termiņiem un nodošanu.

AB 18 § 6, stk. 3 (ABT 18 § 6, stk. 3) nosaka līguma dokumentu prioritāti savstarpējas pretrunas gadījumā, taču tas neatrisina pretrunas viena veida dokumentu ietvaros – piemēram, starp rasējumu un aprakstu. Tāpēc ieteicams vienoties par projektam specifisku dokumentu prioritāti.

Klasiska kļūda ir koncentrēties uz cenu un darbu apjomu, bet nepamanīt noteikumus, kas pārceļ risku, atbildību vai dokumentēšanas pienākumu.

Līgums regulē pušu savstarpējās attiecības, taču pats par sevi nevar padarīt būvi likumīgu iestāžu prasību izpratnē, ja attiecīgās publisko tiesību prasības nav izpildītas. Saskaņā ar Būvniecības likuma (byggeloven) § 17, stk. 1 īpašniekam jebkurā laikā ir pienākums novērst apstākļus, kas ir pretrunā ar būvniecības tiesību aktiem.

Kad sākas būvniecība, dokumentācija kļūst par daļu no praktiskās vadības. Rasējumiem, aprakstiem, modeļiem un tehniskajām instrukcijām jābūt sasaistāmiem ar darbu, kas patiesībā tiek veikts. Darbs var būt amatnieciski pareizi izpildīts, bet tomēr nepareizs, ja tas izpildīts pēc novecojušas versijas.

Standarta kontrolsaraksts ir labs sākumpunkts, taču pats par sevi nedokumentē, ka konkrētais darbs ir izpildīts pareizi. Noderīgai kontrolei būtu jāparāda:

• kas tika pārbaudīts
• pret kādu projekta pamatu tika pārbaudīts
• kāds pieņemšanas kritērijs bija spēkā
• kad kontrole tika veikta
• kāds bija rezultāts
• kas veica kontroli

Mērķis ir izsekojama dokumentācija.

Nesošajām konstrukcijām Dānijas būvnoteikumu BR18 (Bygningsreglementet) 28. nodaļa izvirza konkrētas prasības dokumentācijai atkarībā no būves konstrukciju klases (KK1-KK4). Galīgajai dokumentācijai jāatbilst pabeigtajai būvei – ieskaitot izmaiņas projektēšanas un izpildes laikā (BR18 § 494, stk. 3).

Statisko dokumentāciju veido konstrukciju dokumentācija (A1-A5, tostarp A4 Konstrukciju izmaiņas (Konstruktionsændringer) un A5 Konstrukcija, kā izbūvēta (Konstruktion som udført)) un projekta dokumentācija (B1-B3, tostarp B2 Statiskās kontroles plāns (Statisk kontrolplan) un B3 Statiskās kontroles ziņojums (Statisk kontrolrapport) gan projektēšanai, gan izpildei), sk. BR18 §§ 501-502.

Attiecībā uz nesošajām konstrukcijām BR18 30. nodaļa (§§ 523-528) izvirza prasības gan dokumentācijas, gan izpildes kontrolei. 1. konstrukciju klasē prasīta tikai paškontrole; 2.–4. konstrukciju klasē prasīta arī neatkarīgā kontrole, bet 4. konstrukciju klasē turklāt trešās puses kontrole.

Kontrole jāveic, pamatojoties uz pilnvērtīgiem kontroles plāniem, kas tiek pastāvīgi atjaunināti, un konstatētās novirzes ir jāizskata (BR18 § 523).

BR18 § 527, stk. 6 atsaucas uz DS 1140 „Nesošo konstrukciju izpilde – Vispārējā kontrole” (Udførelse af bærende konstruktioner – Almen kontrol), nosakot vispārējās izpildes kontroles līmeni. Savukārt speciālā kontrole tiek noteikta projektēšanas laikā saskaņā ar DS/EN 1990 DK NA. Tāpēc parastā kvalitātes nodrošināšana un kontrole saskaņā ar BR18 30. nodaļu un DS 1140 automātiski nav viens un tas pats.

Izmaiņai jābūt izsekojamai:

• Kas tika mainīts?
• Kāpēc?
• Kas ierosināja izmaiņu?
• Kurš dokuments tika mainīts?
• Kura versija ir spēkā tagad?
• Vai izmaiņa ietekmē laiku, izmaksas vai dokumentāciju?

Noderīgs process ietver šādus soļus:

1. Novērojums
2. Prasība/atsauce
3. Izvērtējums
4. Rīcība
5. Dokumentācija
6. Kontrole
7. Slēgšana

Kļūdas fotogrāfija dokumentē novērojumu, bet ne vienmēr to, kas notika pēc tam.

Atkarībā no projekta nodošanas materiālos var ietilpt kvalitātes nodrošināšana, kontroles ziņojumi, testēšana, produktu un materiālu dokumentācija, as-built dokumentācija, statiskā dokumentācija, ugunsdrošības dokumentācija, ekspluatācijas un uzturēšanas dokumentācija, kā arī reģistrētie defekti un to novēršana. Dokumentācija jānoslēdz pakāpeniski – nevis jārekonstruē tieši pirms nodošanas.

2.–4. konstrukciju klasē, iesniedzot paziņojumu par būvdarbu pabeigšanu (færdigmelding), cita starpā jāiesniedz sertificētā būvkonstrukciju inženiera (statiker) noslēguma apliecinājums un apliecinājums, ka vispārējā izpildes kontrole ir veikta un novirzes izskatītas (BR18 §§ 41 un 499).

Jābūt iespējai dokumentēt:

• kas tika konstatēts
• kad
• kura prasība it kā nav izpildīta
• kad un kam tika iesniegta pretenzija
• par ko tika panākta vienošanās attiecībā uz novēršanu
• vai novēršana tika pārbaudīta

Saskaņā ar AB 18 pasūtītājs sasauc apskati ne vēlāk kā 1 gadu pēc nodošanas un atkārtoti pirms 5 gadu termiņa beigām pēc nodošanas (AB 18 §§ 56-57; ABT 18 §§ 54-55).

Līgumiskie atbildības periodi, pretenzijas un faktiskais noilgums ir jānošķir:

• Pretenzija: par defektu, kas atklājas pēc nodošanas, rakstiski jāpaziņo saprātīgā laikā pēc tam, kad tas ir vai tam vajadzēja būt atklātam (AB 18 § 49, stk. 2; ABT 18 § 47, stk. 2).
• Atbildības periods: prasījumi saistībā ar defektiem jāiesniedz ne vēlāk kā 5 gadus pēc nodošanas (AB 18 § 55; ABT 18 § 53). Termiņš ir absolūts, taču cita starpā nav piemērojams rupjas bezatbildības gadījumā vai ja nodošanas brīdī tiek konstatēts, ka norunātā kvalitātes nodrošināšana ir būtiski nedarbojusies.
• Noilgums: Noilguma likuma (Forældelsesloven) termiņš ir 3 gadi, un to skaita ne agrāk kā no brīža, kad defekts ir vai tam vajadzēja būt atklātam – tomēr noilgums iestājas ne vēlāk kā 10 gadus pēc saistību neizpildes (Forældelsesloven §§ 2-3).

Konkrētais līgums, pretenzija un Noilguma likums jāvērtē kopumā.

Labi dokumentētā būvprojektā vienmēr jāspēj atbildēt uz šādiem jautājumiem:

Visspēcīgākā dokumentācija parasti tiek radīta vienlaikus ar darbību, kas tai jādokumentē. Vienota dokumentācijas ķēde ļauj izsekot būvniecībai:

1. Prasība
2. Vienošanās
3. Projekts
4. Izpilde
5. Kontrole
6. Izmaiņa
7. Nodošana