DS1140 rakennuttajille ja selkeä dokumentaatiotoimitus

Kun työskentelet DS1140:n parissa rakennuttajana, lähtökohtana on selkeä sopimus dokumentaatiotoimituksista ja läpikäynnistä. Selvitä, kuka koordinoi aineistoa, kuka laatii minkin osan ja kuka vastaa avoimiin kysymyksiin. KS Danmark voi auttaa sovitussa dokumentointitehtävässä. Lakisääteinen vastuu ja hankkeen sopimukset on arvioitava erikseen; tämä sivu antaa käytännön neuvoja suunnitteluun eikä ole tyhjentävä juridinen vastuunjako.

Kuvaa odottamasi dokumentaatiotoimitus, kun neuvonantajia ja urakoitsijoita otetaan mukaan hankkeeseen. Kysy, mitkä asiakirjat sisältyvät kuhunkin sopimukseen ja mitkä toimittaa jokin toinen osapuoli. Kirjaa koordinoinnin yhteyshenkilö ja päätöksentekoreitti puutteellisen aineiston varalta. Dokumentaatiota koskeva tarjous voi jättää rajat epäselviksi, kun suunnittelu, toteutuksen kirjaukset ja asiantuntijaläpikäynti tulevat eri yrityksiltä.

Pyydä tiimiä selittämään käsitteet kielellä, jota voit käyttää. Sinun on voitava erottaa toisistaan työn perusteet, tehtyjen tarkastusten kirjaukset ja lopullinen luovutus. Sinun ei tarvitse itse tehdä kaikkia teknisiä tarkastuksia voidaksesi pyytää selkeää kuvausta siitä, kuka tehtävät hoitaa.

Sisällytä dokumentaation läpikäynti aikatauluun. Pyydä koordinaattoria kuvaamaan, mitä aineistoa kussakin vaiheessa odotetaan ja mihin työvaiheisiin ei myöhemmin enää pääse käsiksi. Hankkeen asiantuntijaosapuolten on selvitettävä konkreettinen tarkastus ja sen ajankohta. Seurannassa rakennuttaja voi pyytää suunniteltuja kirjauksia ja saada tiedon siitä, vaatiiko jokin asia päätöstä.

Käyttökelpoinen tilannekatsaus erottaa toisistaan valmiit toimitukset, läpikäytävän aineiston ja avoimet kohdat. Pidä luokat erillään. Koordinaattorin vastaanottamaa asiakirjaa ei välttämättä ole käyty läpi tai hyväksytty. Kysy, kuka sen arvioi ja milloin tuloksesta ilmoitetaan. Ladattujen tiedostojen määrä ei sinänsä kerro mitään ammatillisesta läpikäynnistä.

Pyydä avointen kohtien luettelo, jossa on kuvaus, vastuuhenkilö ja seuraava toimenpide. Puuttuva allekirjoitus, puuttuva työmaakirjaus ja ehdotettu rakennemuutos ovat eri asioita. Koordinaattorin on ohjattava kysymys oikealle henkilölle. Yleinen viesti puutteellisesta dokumentaatiosta ei kerro, mitä puuttuu tai vaikuttaako asia seuraavaan työvaiheeseen.

Säilytä saamasi päätösaineisto. Jos kysymys koskee teknistä muutosta, asiaankuuluvan ammatillisen arvion on oltava mukana. Taloudellinen tai aikatauluun liittyvä päätös jatkaa ei korvaa vaadittua teknistä läpikäyntiä. Selvitä epäselvyydet, kun työ on vielä katselmoitavissa, sen sijaan että reagoisit vasta luovutuksessa.

Tarkastussuunnitelma kuvaa suunnitellun tarkastuksen, kun taas tarkastusraportti dokumentoi sen toteutuksen ja tuloksen. As built -dokumentaatio koskee todellisuudessa toteutettua rakennetta. Toimitukset liittyvät toisiinsa, mutta niillä on eri tarkoitukset. Hieno raportti tai suuri määrä kuvia ei automaattisesti vastaa kaikkiin suunnittelua, toteutusta ja muutoksia koskeviin kysymyksiin. Pyydä koordinaattoria selittämään yhteys juuri sinun rakennushankkeessasi.

DS1140:een liittyvä tarkastusdokumentaatio ei ole koko staattisen dokumentaation paketti. Pidä kokonaiskuva koko toimituksesta ja selvitä, kuka sitä koordinoi. Sertifioidun rakennesuunnittelijan roolin ja muiden asiantuntijatehtävien on käytävä ilmi sopimuksista. Dokumentoinnin neuvonantaja ei automaattisesti korvaa kaikkia näitä tehtäviä.

Sovi, mihin muutokset kirjataan ja kuka selittää niiden merkityksen dokumentaatiolle. Kun yksityiskohta, materiaali tai ohje muuttuu, koordinaattorin on näytettävä, mihin toimituksiin ja aiempiin kirjauksiin muutos vaikuttaa. Säilytä historia. Loppukansio, jossa on vain uusimmat tiedostot, voi kätkeä sen, miten hankkeessa päädyttiin toteutettuun ratkaisuun.

Yksityiskohtaisuuden on sovittava rakennushankkeeseen. Lyhyt päivätty päätös voi olla hyödyllinen, kun siitä käy ilmi muutos, ammatillinen arvio ja asianomaiset viitteet. Älä tyydy yleiseen viestiin siitä, että kaikki on päivitetty. Pyydä konkreettinen versio ja henkilö, joka vahvistaa, että aineisto vastaa päätöstä.

Pyydä ennen luovutusta luettelo sovituista asiakirjoista ja erillinen yleiskatsaus avoimista kohdista. Selvitä julkaisupäivä, vastaanottaja ja jäljellä oleva läpikäynti. Ilmoita, kuka vastaa kysymyksiin lähettämisen jälkeen. Säilytä todella luovutettu versio sen sijaan, että käyttäisit pelkästään yhteistä kansiota, jonka sisältö voi muuttua ilman selkeää kirjausta.

Jos dokumentaatiota puuttuu lähellä hankkeen loppua, pyydä tosiasioihin perustuva kuvaus aukosta ja vaihtoehdoista. Myöhempi kirjaus voi auttaa joissakin tilanteissa, mutta se ei automaattisesti osoita aiemman tarkastuksen tulosta. Asianomaisen ammattilaisen on arvioitava asia työn ja hankkeen vaatimusten perusteella.

Lähetä KS Danmarkille hankekuvaus, dokumentaatiovaatimukset, asiakirjaluettelo ja avoimet kysymykset. Kerro, ketkä ovat jo mukana hankkeessa ja mihin prosessin osaan haluat apua. Voimme keskustella dokumentointiavusta rajatussa laajuudessa, mukaan lukien sovitut tarkastussuunnitelmat, tarkastusraportit ja as built -aineisto.

Sovi toimeksiannon rajat, tarvittavat tiedot ja läpikäynti ennen kuin tilaat työn. Pyydä apua konkreettiseen toimitukseen yleisen hyväksyntälupauksen sijaan. KS Danmark ei takaa muiden ammattilaisten hyväksyntää eikä ota kokonaisuudessaan hoitaakseen rakennuttajan, urakoitsijan tai neuvonantajan vastuuta.