DS1140 for hovedentreprenører og koordinering af dokumentation

Når I arbejder med DS1140 som hovedentreprenør, skal de aftalte registreringer fra de enkelte fag kunne indgå i en sammenhængende aflevering. Afklar først, hvem der leverer grundlaget, hvem der udfører kontrollen, og hvem der gennemgår dokumentationen. KS Danmark kan hjælpe med dokumentationsarbejdet inden for en aftalt opgave. Ansvarsfordelingen følger projektet og aftalerne; dokumentationsbistand overtager ikke automatisk alle projekterings-, udførelses- eller certificeringsopgaver.

Tag udgangspunkt i projektets gældende dokumentationskrav og arbejdspakker. Angiv for hver leverance den ansvarlige virksomhed, det forventede dokument, modtageren og fristen. Beskriv opgaven, så en formand kan handle på den. En generel besked om at sende kvalitetssikring giver let forskellige fortolkninger. Knyt leverancen til det relevante konstruktionsafsnit og den gældende anvisning, så det er tydeligt, hvilken del af byggeriet den omfatter.

Aftal også formatet, før registreringerne begynder. Forklar, hvordan placeringer, tegningsreferencer og revisioner skal angives. En fælles struktur gør det lettere at gennemgå materialet uden at omdøbe alle filer ved aflevering. Hold uafklarede krav synlige, og send spørgsmål til den person, som kan afklare grundlaget.

Dokumentationen bliver ofte uklar, når ét fags arbejde bliver en forudsætning for det næste fag. En installation kan eksempelvis blive skjult, før en planlagt kontrol er udført. Gennemgå grænsefladerne i planlægningen, og afklar, hvilke aktiviteter der kræver gennemgang, før arbejdet fortsætter. Tidspunktet og kontrolomfanget skal følge projektets krav, ikke en generel liste fra en hjemmeside.

To arbejdspakker kan bruge forskellige navne om den samme åbning. Aftal en fælles placeringsreference, og gør tegningsrevisionen tydelig. Eksemplet handler om koordinering og fastlægger ikke en teknisk acceptgrænse for åbningen. Registrér uafklarede grænseflader med en ansvarlig og en konkret næste handling.

Ved gennemgang af materialet skal hovedentreprenøren kunne finde den registrering, som besvarer den relevante planlagte kontrol. Se efter kontrolreference, placering, dato, den kontrollerende person og resultatet. Bed om en forklaring, hvis en samling billeder ikke er knyttet til aktiviteten. Flere filer gør ikke nødvendigvis en mangelfuld leverance lettere at vurdere.

B2-kontrolplanen beskriver kontrollen, der skal udføres, mens B3-kontrolrapporten dokumenterer gennemførelsen og resultatet. Hold referencerne mellem de to dokumenter sammenhængende. Det gør gennemgangen mere overskuelig. Kontroltype, kontrolniveau og kontrolomfang skal fortsat afklares ud fra det konkrete projekt og dets gældende grundlag.

Når projektmaterialet ændres, skal I finde de berørte arbejdspakker og planlagte kontroller. Angiv den nye reference, og orientér de relevante hold. Overskriv ikke en tidligere observation, alene fordi tegningen senere er blevet ændret. Bevar registreringen, og tilføj den daterede forklaring, opfølgning eller rettelse, som projektets procedure kræver.

Brug en liste over åbne punkter, som skelner mellem manglende dokumentation, tekniske afvigelser og ubesvarede projektspørgsmål. De kræver forskellige handlinger. Giv hvert punkt en ansvarlig og en realistisk frist. En status som afventer oplysninger hjælper kun, hvis det også fremgår, hvem der skal levere oplysningerne.

Kontrollér inden aflevering, at det aftalte materiale er til stede, og at referencerne kan forstås. Hold udgivne dokumenter adskilt fra kladder og udgåede anvisninger. Lav en dokumentliste, som hjælper modtageren fra konstruktionsafsnittet til registreringen uden at skulle søge i personlige mapper. Vis afleveringsdatoen og de punkter, som stadig er åbne.

Gennemgangen bør ske løbende. Hvis I først efterspørger materialet ved aflevering, kan skjult arbejde være vanskeligt at kontrollere. Beskriv dokumentationshuller præcist, og få dem vurderet i den konkrete sag. Genskab ikke et kontrolresultat, som aldrig blev registreret, og forvent ikke, at et senere foto kan afklare alle forhold.

Send det gældende kontrolgrundlag, dokumentlisten, leveranceplanen for underentreprenørerne og de åbne spørgsmål til KS Danmark. Vi kan drøfte hjælp til kontrolplaner, kontrolrapporter og som udført-dokumentation inden for en aftalt opgave. Beskriv, hvad der allerede er udført, og hvilke aktiviteter der står for tur, så gennemgangen kan rette sig mod de praktiske behov.

Aftal leverancer og opgavens grænser, før arbejdet begynder. Dokumentationsbistand, uafhængig kontrol og den certificerede statikers virke er forskellige opgaver. KS Danmark lover ikke godkendelse på andre fagpersoners vegne. En tydelig aftale viser både, hvilken hjælp projektet får, og hvilke oplysninger teamet selv skal levere.